Surat merupakan salah satu media yang digunakan untuk berkomunikasi guna menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Komunikasi juga berperan untuk mendukung tercapainya tujuan kegiatan instansi. Tujuan kegiatan instansi tersebut akan berjalan dengan baik apabila sistem pengelolaan arsip dijalankan sesuai dengan prosedur yang benar. Arsip mempunyai peranan penting dalam suatu instansi yaitu sebagai informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban. Mampu memberikan informasi secara akurat dan terbuka tentu diperlukan adanya manajemen pengelolaan arsip yang terstruktur. Pengamatan ini bertujuan untuk mendeskripsikan lebih jelas tentang tata kelola kearsipan surat masuk dan surat keluar serta untuk memberikan masukan kepada Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kota Surakarta.
Metode pengamatan yang digunakan bersifat deskriptif kualitatif, yaitu menggambarkan tata kelola kearsipan surat masuk dan surat keluar. Untuk mengumpulkan data yang aktual menggunakan teknik observasi, wawancara dan pustaka. Sumber data yang digunakan adalah narasumber/informan, dokumen atau arsip, dan observasi/ pengamatan langsung.
Dari hasil pengamatan dapat disimpulan bahwa tata kelola kearsipan surat masuk dan surat keluar di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kota Surakarta dalam pengelolaannya selain melalui beberapa tahapan juga menggunakan sistem pola kartu kendali, pada sistem pola kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Sistem pola kartu kendali merupakan cara manual yang digunakan untuk penyimpanan surat agar surat mudah ditemukan yaitu dengan memberi 3 warna kertas berbeda disetiap unitnya, warna putih disimpan oleh pengarah surat atau pencatat surat, warna kuning disimpan oleh penata arsip, warna merah muda disimpan oleh unit pengolah. Selain menggunakan sistem pola kartu kendali Dinas Kearsipan dan Perpuskataan Kota Surakata juga menggunakan aplikasi SIMARDI. Melalui aplikasi SIMARDI lalu lintas surat masuk dan surat keluar dapat terekam hanya dengan melakukan pengentrian data menggunakan User dan Password. Penggunaan sistem informasi kearsipan memberikan kemudaahan terutama untuk penemuan kembali surat ketika diperlukan, cukup dengan memasukan kata kunci yaitu nomer surat maka surat akan dengan mudah ditemukan tanpa membutuhkan waktu yang lama sehingga dalam berbagai pekerjaan pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci : Tata Kelola Kearsipan
