PERANCANGAN ULANG SISTEM KERJA PADA BAGIAN INVENTORY CONTROL (IC) UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA DI PT XYZ

Oleh :
Alrantisa Amiena Raisa - I0322012 - Fak. Teknik

PT XYZ, perusahaan manufaktur komponen otomotif, mengoperasikan dua sistem informasi secara paralel (dual system) pasca-migrasi ERP dari Oracle ke Infor LN sejak September 2025, yaitu sistem ERP Infor LN dan Portal E-Warehouse. Ketidakmampuan sinkronisasi data otomatis antara kedua sistem memaksa staf Inventory Control (IC) melakukan rekonsiliasi data Outstanding Delivery Note (DN) secara manual menggunakan Microsoft Excel, yang menghabiskan rata-rata 117 menit per sesi dengan aktivitas perbandingan manual sebagai overprocessing utama (40,17% dari total waktu proses). Penelitian ini bertujuan untuk (1) merancang ulang sistem kerja IC melalui pendekatan Work System Design dan process redesign guna meningkatkan efektivitas proses dan meminimalkan mismatch data Outstanding DN, serta (2) mengevaluasi kelayakan teknis, operasional, ekonomis, dan penerimaan pengguna terhadap usulan perbaikan melalui validasi expert panel.   Data dikumpulkan melalui observasi partisipatif, wawancara semi-terstruktur, dan time study terhadap 10 siklus rekonsiliasi yang melibatkan tiga staf IC dan satu supervisor. Analisis sistem kerja As-Is dilakukan menggunakan Work System Framework (WSF), Process Mapping, dan Hierarchical Task Analysis (HTA), yang menghasilkan identifikasi 15 pain points dan tujuh jenis waste berbasis klasifikasi Lean. Berdasarkan prinsip ECRS (Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify), dirancang sistem kerja To-Be yang terdiri dari tiga komponen utama: redesain proses kerja, pengembangan dashboard monitoring sebagai antarmuka terpadu Infor LN dan Portal E-Warehouse, serta penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) baru. Waktu siklus proses diproyeksikan berkurang dari 117 menit menjadi 27–40 menit per sesi atau turun 66–77%. Validasi kelayakan dilakukan melalui metode expert panel yang melibatkan satu Supervisor IC dan tiga Staf IC (AC, WK, DAS) menggunakan kuesioner berskala Likert 1–5 pada empat dimensi evaluasi. Hasil validasi memperoleh skor rata-rata keseluruhan 4,31 dengan kategori Sangat Layak, dengan dimensi Penerimaan Pengguna memperoleh skor tertinggi (4,67) dan Kelayakan Teknis dan Kelayakan Operasional memperoleh skor terendah (4,17). Penelitian ini berkontribusi pada pengembangan kajian Work System Design pada lingkungan dual system di industri manufaktur Indonesia, sekaligus menghasilkan rancangan sistem kerja yang siap direkomendasikan untuk implementasi dengan melibatkan tim IT internal perusahaan.