MANAJEMEN KEARSIPAN PADA BAGIAN KESEJAHTERAAN RAKYAT SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Oleh :
Fajar Nur Adi Widodo - V0723030 - Sekolah Vokasi

Fajar Nur Adi Widodo. V0723030. Manajemen Kearsipan Pada Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Sekolah Vokasi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta. 2026.Manajemen kearsipan pada Bagian Kesejahteraan Rakyat (Kesra) Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan melalui empat tahapan, yaitu penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan dan proteksi arsip, serta pemusnahan arsip. Penciptaan arsip dilakukan mulai dari konsepsi dan pembuatan dokumen, pemeriksaan dan validasi, penomoran, penandatanganan, input data ke SIMPATIK, hingga pendistribusian dan pengarsipan. Penggunaan arsip meliputi pencarian, peminjaman, pencatatan, serta pengembalian arsip. Pemeliharaan dan proteksi arsip dilakukan melalui pengecekan penyimpanan, back up data, klasifikasi arsip berdasarkan Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 26 Tahun 2023 Tentang Kode Klasifikasi Arsip, serta pengontrolan rutin setiap bulan. Pemusnahan arsip dilakukan sesuai jadwal retensi arsip melalui penyeleksian, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian dan persetujuan, hingga pelaksanaan pemusnahan yang disertai berita acara.Metode yang diterapkan pada penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara semi terstruktur, observasi partisipan, serta studi dokumentasi. Wawancara dilakukan kepada 1 informan, yaitu pegawai Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar yang menangani kegiatan kearsipan. Analisis data dilakukan melalui tahapan pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan mengacu pada model Miles dan Huberman. Hasil penelitian berdasarkan manajemen kearsipan menunjukkan bahwa pengelolaan arsip pada Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar meliputi tahap penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan dan proteksi arsip, serta pemusnahan arsip. Pelaksanaan setiap tahapan tersebut didukung oleh penggunaan sistem informasi berbasis website SIMPATIK (Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis Karanganyar) sehingga arsip dapat tersimpan lebih rapi, efektif, dan mudah ditemukan kembali. Namun dalam pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala, diantaranya penataan arsip yang belum sepenuhnya tertata sesuai kode klasifikasi, gangguan atau error pada SIMPATIK, belum optimalnya fasilitas penyimpanan arsip, serta kurangnya sosialisasi dan pendampingan kearsipan kepada pegawai.