Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Dalam Pengelolaan Arsip Digital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukoharjo

Oleh :
Renaldy Agathan Prayoga Utama - V0723068 - Sekolah Vokasi

Renaldy Agathan Prayoga Utama. V0723068. Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Pengelolaan Arsip Digital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukoharjo. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Sekolah Vokasi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta. 2026.Era globalisasi menuntut transformasi digital pada instansi pemerintahan guna mewujudkan prinsip good governance yang efektif, transparan, dan akuntabel. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Sukoharjo melakukan peralihan dari arsip tekstual ke arsip digital karena data kependudukan merupakan aset strategis negara untuk perencanaan pembangunan dan perlindungan hak sipil. Untuk mendukung hal tersebut, diterapkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Terpusat sebagai pusat manajemen data kependudukan nasional sekaligus alat pengelolaan arsip digital. Namun, dalam praktiknya masih ditemukan fluktuasi jumlah digitalisasi arsip pada jenis tertentu serta kendala operasional yang menghambat efisiensi sistem. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan penerapan SIAK dalam pengelolaan arsip digital serta mengidentifikasi kendala yang terjadi di Disdukcapil Kabupaten Sukoharjo.Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara mendalam kepada tiga pegawai (Analis Kebijakan, Pengadministrasi Perkantoran, dan Kepala Bidang), observasi langsung selama lima pekan, serta dokumentasi secara langsung dilapangan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SIAK telah mencakup tahapan penciptaan melalui scanning, klasifikasi folder berbasis tanggal pendaftaran, penyimpanan dalam basis data terintegrasi, hingga temu kembali dokumen menggunakan NIK. Meskipun telah meningkatkan efisiensi pelayanan dan keamanan data, ditemukan kendala utama berupa belum optimalnya jaringan dan sistem yang sering mengalami maintenance (pemeliharaan) tanpa pemberitahuan, serta kendala sarana-prasarana seperti mesin scan yang sering mengalami galat (error) jika lama tidak digunakan. Kesimpulan penelitian ini menunjukkan bahwa penerapan SIAK dalam pengelolaan arsip digital telah berjalan cukup baik namun memerlukan pemaksimalan stabilitas jaringan dan peningkatan kompetensi SDM agar pengelolaan arsip digital dapat berjalan lebih optimal.