Implementasi Pengelolaan Arsip Dinamis Dokumen Proyek di PT Phicos Cipta Media

Oleh :
Bima Aji Saputra - V0723017 - Sekolah Vokasi

Arsip dinamis dokumen proyek memiliki peran penting dalam mendukung kegiatan proyek, seperti kegiatan administratif, operasional, pengambilan keputusan, serta pembuktian pengalaman kerja perusahaan dalam mengikuti pengadaan proyek selanjutnya. PT Phicos Cipta Media merupakan perusahaan yang bergerak di pengadaan proyek pemerintah. Seiring bertambahnya jumlah proyek yang dikerjakan, pengelolaan arsip yang optimal diperlukan untuk mempermudah dalam mendukung kebutuhan perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis implementasi pengelolaan arsip dinamis dokumen proyek di PT Phicos Cipta Media serta mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam implementasinya. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data berupa wawancara, observasi, dan dokumentasi. Arsip proyek yang dikelola yaitu arsip tekstual, meliputi Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), Surat Perintah Kerja (SPK), Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), dan Berita Acara Serah Terima (BAST). Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi pengelolaan arsip dinamis dokumen proyek di PT Phicos Cipta Media dilaksanakan melalui tahapan penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan. Penyusutan arsip belum dilakukan karena arsip masih memiliki nilai guna bagi perusahaan. Pengelolaan arsip dipengaruhi oleh faktor sistem penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan, petugas kearsipan, dan lingkungan kerja kearsipan. Kendala yang ditemukan meliputi belum adanya prosedur baku penerimaan dokumen, peminjaman dan penemuan kembali yang masih manual, pemeliharaan belum maksimal, belum adanya mekanisme penyusutan, sistem penyimpanan belum terstruktur, fasilitas kearsipan belum memadai serta belum adanya petugas kearsipan khusus. Oleh karena itu, diperlukan upaya perbaikan melalui penyusunan prosedur baku penerimaan, penerapan sistem peminjaman dan penemuan kembali, peningkatan upaya pemeliharaan, perencanaan penyusutan, penataan sistem penyimpanan, penyediaan fasilitas kearsipan, serta peningkatan kompetensi petugas arsip untuk mendukung pengelolaan yang optimal.