Analisis Sistem Kearsipan Digital di SMK Batik 1 Surakarta Tahun 2026

Oleh :
Fadia Azzara Eka Laraswati - K7522038 - Fak. KIP

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) mendeskripsikan proses penciptaan, penyimpanan, dan penemuan kembali arsip digital di SMK Batik 1 Surakarta; (2) menganalisis efektivitas penggunaan media digital dalam pengelolaan arsip sekolah; (3) mendeskripsikan kesiapan sumber daya manusia dalam pengelolaan arsip digital; (4) mendeskripsikan sistem keamanan dan pemeliharaan arsip digital; serta (5) menganalisis faktor-faktor penghambat dalam implementasi kearsipan digital di SMK Batik 1 Surakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif dengan metode kualitatif. Penelitian dilaksanakan di SMK Batik 1 Surakarta. Sumber data diperoleh dari informan (kepala dan staf tata usaha, serta guru), peristiwa pengelolaan arsip, dan dokumen/arsip digital sekolah. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi, dengan teknik pengambilan sampel sumber data secara purposive dan snowball. Uji validitas data menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Analisis data dilakukan secara interaktif melalui tahap reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi mengikuti model Miles dan Huberman. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penciptaan arsip digital dilakukan melalui tiga sistem informasi yang berdiri sendiri, yaitu Nawala (persuratan), SLiMS (perpustakaan), dan E-SPP (keuangan), namun belum didukung standar penamaan file yang baku. Penyimpanan arsip tersebar pada komputer tata usaha dan ketiga aplikasi tersebut serta Google Drive tanpa sistem klasifikasi/pengkodean digital, sedangkan penemuan kembali arsip dirasakan lebih cepat dibanding arsip fisik meskipun masih terkendala jaringan dan error sistem. Penggunaan media digital terbukti meningkatkan efisiensi waktu, ketepatan, dan produktivitas kerja, walau efisiensi biaya hanya tercapai sebagian. Kesiapan sumber daya manusia tergolong memadai pada kemampuan dasar dan bersikap positif terhadap teknologi, tetapi belum ditunjang pelatihan formal yang rutin. Sistem keamanan arsip digital baru memenuhi prinsip kerahasiaan melalui login dan pembatasan akses, namun belum memenuhi prinsip integritas dan ketersediaan karena belum ada enkripsi, pencatatan jejak aktivitas, serta jadwal backup yang baku. Faktor penghambat implementasi kearsipan digital meliputi kompetensi SDM yang belum merata, gangguan jaringan dan perangkat, belum adanya SOP khusus, keterbatasan anggaran, serta budaya kerja yang masih bergantung pada arsip fisik. Simpulan penelitian menunjukkan bahwa sistem kearsipan digital di SMK Batik 1 Surakarta belum berjalan secara optimal dan terintegrasi sehingga diperlukan penyusunan SOP, peningkatan pelatihan SDM, serta integrasi sistem informasi antarunit kerja.