Sistem Manajemen Pengawasan Kearsipan Internal di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta

Oleh :
Nikmah Laisa Fatihah - V0723059 - Sekolah Vokasi

Pengelolaan arsip di lingkungan lembaga pemerintah memiliki peran penting dalam membantu menciptakan tata kelola yang jelas, dapat dipertanggungjawabkan, dan didasarkan pada data. Namun, pelaksanaan pengawasan kearsipan internal di tingkat perangkat daerah Kota Surakarta masih mengalami beberapa kendala, di antaranya kurangnya tenaga arsiparis yang memiliki kompetensi memadai serta ketidakcukupan sarana dan prasarana kearsipan. Kondisi tersebut menyebabkan pengelolaan arsip di seluruh proses belum dikelola secara baik, sehingga hasil pengawasan internal terhadap arsip belum sama rata di setiap OPD. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk memahami dengan baik sistem pengawasan kearsipan internal di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta, menganalisis masalah-masalah yang muncul dalam pelaksanaannya, serta memberikan saran untuk memperkuat sistem pengawasan agar lebih terstruktur dan berkelanjutan. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, penelitian ini menggunakan dasar teori yang menggabungkan berbagai fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian, teori pengawasan, serta peraturan-peraturan nasional di bidang kearsipan seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Metode penelitian yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif. Data dikumpulkan dengan cara mengamati langsung selama 5 (lima) pekan di bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip, melakukan wawancara mendalam dengan Arsiparis Ahli Madya dan Arsiparis Terampil, serta dokumentasi difokuskan pada dokumen undangan rapat koordinasi PKPKT, dokumen PKPKT pemerintah kota Surakarta, surat keputusan kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta, formulir penilaian ASKI unit kearsipan dan unit pengolah, dan LAKI. Analisis data dilakukan secara interaktif yang mencakup proses pengumpulan data, pengurangan data, penyajian hasil, serta penarikan kesimpulan. Penelitian menunjukkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta telah melakukan pengawasan kearsipan secara resmi. Meskipun hasil penilaian pengawasan internal selama periode 2023–2025 menunjukkan peningkatan ke kategori baik hingga sangat baik, penerapannya masih mengalami kendala karena kurangnya analisis sistem dan keterbatasan fasilitas pendukung. Penelitian menunjukkan bahwa pengawasan kearsipan internal sudah berjalan cukup baik, tetapi dibutuhkan evaluasi rutin dan perbaikan sistem pengawasan agar lebih terpadu dan berkelanjutan, sehingga bisa menciptakan tata kelola kearsipan yang lebih profesional.