Alih Media Arsip Vital guna Mempermudah Temu Kembali Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta

Oleh :
Zahra Budiyanto - V0723087 - Sekolah Vokasi

Jumlah arsip vital yang masuk ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta terus meningkat setiap tahun, dari 278 arsip pada tahun 2022 menjadi 416 arsip pada tahun 2025. Temu kembali arsip masih mengandalkan cara konvensional, yaitu memeriksa data pada Microsoft Excel lalu menelusuri fisik arsip satu per satu di lemari roll o pack. Cara kerja tersebut memakan waktu lama dan rawan menghambat pelayanan ketika arsip dibutuhkan secara cepat. Fenomena tersebut mendorong penelitian ini untuk mendeskripsikan proses alih media arsip vital, menjelaskan proses temu kembali arsip, serta mengidentifikasi hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaannya di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara semi terstruktur, observasi partisipatif, dan dokumentasi. Kualitatif deskriptif adalah pendekatan yang digunakan untuk mendapatkan pengetahuan atau teori dari peneliti terdahulu melalui literatur, baik itu buku maupun jurnal nasional atau internasional. Analisis data dilakukan melalui tiga tahap, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses alih media arsip vital dilaksanakan melalui delapan tahapan, yaitu perencanaan kegiatan alih media, penentuan prioritas arsip, persiapan kegiatan alih media, pengelolaan metadata, proses pemindaian arsip fisik, manajemen mutu, penyimpanan arsip digital. Proses temu kembali arsip vital dilaksanakan melalui empat tahapan, yaitu permintaan arsip, penelusuran lokasi arsip, pemeriksaan ketepatan arsip, dan penyerahan arsip, di mana waktu temu kembali arsip digital hanya membutuhkan 1 hingga 5 menit dibandingkan arsip fisik yang memerlukan 10 hingga 30 menit. Meskipun proses alih media telah terlaksana dan mempercepat waktu dalam temu kembali, terdapat beberapa hambatan yang ditemui meliputi keterbatasan sumber daya manusia, kurangnya sarana prasarana, dan arsip vital tidak terkelola dengan baik.