Prosedur Pengendalian Dokumen di PT Konimex

Oleh :
Friska Amalia Alfiyanti - V0723032 - Sekolah Vokasi

Pengendalian dokumen merupakan salah satu bagian penting dalam mendukung keteraturan administrasi, ketersediaan informasi, serta kepatuhan terhadap standar mutu terutama ISO 9001:2015 dan CPOB. Pelaksanaan pengendalian dokumen yang kurang optimal dapat menyebabkan keterlambatan penerbitan dokumen serta penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis prosedur pengendalian dokumen dan mengidentifikasi kendala dalam prosedur pengendalian dokumen dan memberikan saran perbaikan yang dapat diterapkan oleh perusahaan. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan wawancara bersama petugas administrasi dan dokumentasi bagian Document Control dan observasi selama 5 pekan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat dua kendala utama dalam prosedur pengedalian dokumen. Kendala pertama adalah keterlambatan persetujuan dan tanda tangan pejabat yang disebabkan oleh kesibukan pejabat, seperti mengikuti rapat atau melaksanakan tugas luar, serta belum adanya keputusan yang jelas ketika dokumen ditemukan tidak sesuai. Kendala kedua adalah kesulitan dalam melakukan penarikan dokumen fisik yang telah kadaluwarsa karena dokumen hilang, terselip, berpindah tempat, atau tidak diketahui keberadaannya di bagian penerima. Saran perbaikan yang diberikan adalah menyediakan pejabat pengganti dan menunjuk penanggung jawab dokumen pada setiap bagian. Dengan penerapan saran tersebut, prosedur pengendalian dokumen diharapkan dapat berjalan lebih efektif, tertib, dan mudah ditelusuri