ANALISIS SISTEM INFORMASI E-SERVICE DALAM MANAJEMEN PELAYANAN KORESPONDENSI DI DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS SEBELAS MARET

Oleh :
Renista Isnaini Nurul Azizah - V0723069 - Sekolah Vokasi

Perkembangan teknologi informasi telah mendorong organisasi untuk memanfaatkan sistem informasi dalam meningkatkan kualitas pelayanan administrasi dan tata kelola korespondensi. Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi (DTIK) Universitas Sebelas Maret mengembangkan Sistem Informasi E-Service sebagai portal layanan terpadu untuk mendukung pelayanan korespondensi dan layanan teknologi informasi bagi seluruh civitas akademika. Sistem ini digunakan untuk mengelola berbagai layanan, seperti penanganan teknologi informasi seperti kendala sistem informasi, permohonan email instansi, serta layanan lisensi microsoft 365. Meskipun Sistem Informasi E-Service E-Service memberikan kemudahan dalam pengajuan, pemantauan, dan pengelolaan layanan secara digital, dalam pelaksanaannya masih ditemukan beberapa kendala, seperti kebingungan pengguna dalam menentukan kategori layanan yang sesuai, pengajuan yang tidak dilengkapi informasi secara lengkap, serta kurangnya pemahaman sebagian civitas akademika terhadap penggunaan sistem. Kondisi tersebut berpotensi menghambat efektivitas pelayanan korespondensi dan memperlambat proses penyelesaian layanan. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis Sistem Informasi E-Service dalam manajemen pelayanan korespondensi di Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi (DTIK) Universitas Sebelas Maret serta mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaannya. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskripsi kualitatif dengan teknik pengumpulan data: wawancara, observasi, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Sistem Informasi E-Service telah digunakan untuk pelayanan korespondensi di DTIK dengan banyak jenis layanan yang akan diproses melalui tahap pengajuan, proses, dan penyelesaian. Pada implementasinya ditemukan kendala terhadap kurangnya pemahaman pengguna dalam menggunakan Sistem Informasi E-Service dan fitur yang kadang mengalami gangguan yang bisa menghambat berjalannya pelayanan. Sistem Informasi E-Service sudah membantu manajemen pelayanan lebih efektif dan efisien namun juga ditemukan kendala dalam pelaksanaannya. Maka perlu dilakukan sosialisasi, monitoring, dan evaluasi manajemen pelayanan dengan Sistem Informasi E-Service.