Sistem Penyelenggaraan Penyusutan Arsip Melalui Sistem Informasi Penyelamatan Arsip Negara (Simpan) Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Surakarta

Oleh :
Faisal Andrian Tri Novianto - V0720034 - Sekolah Vokasi

Perkembangan Ilmu Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam era globalisasi yaitu munculnya revolusi industri 4.0 dan society 5.0 memberikan dampak yang begitu besar dalam keberjalanan kemajuan industri pada masyarakat maupun perusahaan. Salah satu yang merasakan dampak akan perkembangan teknologi adalah lembaga atau organisasi pemerintahan, seperti Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta. Dalam Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta salah satu proses ketatalaksanaan yang mengalami perubahan secara digitalisasi dan reformasi birokrasi adalah proses pengelolaan arsip.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta telah melakukan alih media arsip menggunakan aplikasi Sistem Informasi Penyelematan Arsip Negara (SIMPAN). Aplikasi yang dibangun dengan harapan semua lembaga negara dapat melakukan penyusutan arsip yakni pemusnahan dan penyerahan arsip statisnya secara teratur dan berkala.  Tujuan pengamatan ini adalah mendeskripsikan proses penyelenggaraan penyusutan arsip melalui Sistem Informasi Penyelamatan Arsip Negara (SIMPAN) dan mengetahui kendala pada sistem penyelenggaraan penyusutan arsip melalui Sistem Informasi Penyelamatan Arsip Negara (SIMPAN)  di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta.

Jenis pengamatan yang dilakukan yaitu deskriptif kualitatif  yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, dokumentasi, dan observasi.

Hasil pengamatan yang telah dilakukan yaitu sistem penyelenggaraan  penyusutan arsip melalui Sistem Informasi Penyelamatan Arsip Negara (SIMPAN) melalui 3 tahap yaitu input pada registrasi arsip, proses pada penilaian arsip, dan output yang dihasilkan daftar usul musnah dan serah arsip. Terdapat pula kendala-kendala yang terjadi dalam sistem penyelenggaraan penyusutan arsip, antara lain kurang optimalnya penggunaan Sistem Penyelamatan Arsip Negara (SIMPAN), kurangnya pemaksimalan kerja Sumber Daya Manusia (SDM) dan kurangnya pemahaman terkait Sistem Penyelamatan Arsip Negara (SIMPAN), dan kurang memadainya sarana dan prasana yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta.