ABSTRAK
Sutan Munirudin Irsyad. D1516095. Sistem Pengelolaan Arsip Akta Kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang Selatan. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret Surakarta 2021. 89 halaman.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang Selatan mempunyai berbagai macam dokumen dari kegiatan tata usaha salah satunya yaitu korespondensi atau surat menyurat. Kapasitas arsip perusahaan cukup tinggi sehingga sistem pengelolaan dan penyimpanan arsip dalam perusahaan ini harus dilakukan secara teliti agar arsip lebih cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang Selatan menerapkan sistem penyimpanan arsip secara terkomputerisasi atau otomasi kearsipan. Jenis data yang digunakan adalah dari informan, peristiwa dan dokumen. Data dari informan dan peristiwa merupakan data utama, sedangkan data dari dokumen digunakan untuk mendukung data utama. Analisis data menggunakan analisis interaktif yang terdapat tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data dan panarikan simpulan serta verifikasinya.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini yaitu pengamatan observasi. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara, observasi partisipatif, mengkaji dokumen atau arsip dan triangulasi data. Proses yang dilakukan penulis dalam pengamatan meliputi mengamati sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip elektronik dan berpartisipasi langsung dalam penginputan data untuk penyimpanan arsip di unit dokumen dan arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang Selatan.
Hasil dari pengamatan mendeskripsikan bahwa pengelolaan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang Selatan ini meliputi Memisahkan dan Mengurutkan Arsip Akta Kelahiran, Pembuatan Back-up dan Penulisan di Buku Register, Menyimpan Arsip Akta Kelahiran, Pemeliharaan Arsip Akta Kelahiran, Menemukan Arsip Akta Kelahiran Kembali, Penyusutan Arsip Akta Kelahiran. Sistem penyimpanan arsip elektronik terdapat beberapa komponen yang saling berkaitan meliputi memindahkan dokumen dengan cara scan dokumen, menyimpan dokumen kedalam SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan), mengindeks dokumen dengan kata kunci, dan mengontrol akses dengan cara membatasi akses untuk menjaga keamanan dokumen. Asas yang digunakan dalam penyimpanan arsip perusahaan yaitu asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
Kata kunci: Arsip, Sistem Pengelolaan Arsip, Akta Kelahiran.
