Sistem pengarsipan digital adalah metode pengelolaan arsip menggunakan teknologi komputerisasi dengan format elektronik yang dapat menggantikan penggunaan dokumen fisik yang memakan banyak ruang penyimpanan. PT. Bank Woori Saudara Indonesia Kantor Cabang Solo, semula menggunakan sistem pengarsipan konvensional untuk menyimpan dokumen nasabah. Banyaknya dokumen yang harus disimpan, memerlukan ruangan luas dan peralatan pengarsipan untuk menyimpan dokumen dengan aman. Oleh karena itu, BWS KC Solo mengembangkan sistem pengarsipan digital dengan menggunakan aplikasi Tracking Tools dan Docuflow untuk mengelola pengarsipan dengan lebih efisien. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengarsipan digital dengan Tracking Tools dan Docuflow pada BWS KC Solo serta kendala yang dapat menghambat pelaksanaan pengarsipan digital dan memberikan solusi terkait kendala yang terjadi.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu kualitatif dengan metode deskriptif kualitatif. Data yang diperoleh bersumber pada data primer dan data sekunder dengan teknik pengumpulan data melalui observasi yang dilakukan selama kegiatan magang, wawancara langsung dengan pihak terkait, dan dokumentasi yang diperoleh dari hasil observasi dan rekam suara serta peneliti juga menggunakan dokumentasi literatur lainnya seperti jurnal, makalah, buku, website, dan dokumen tertulis lainnya yang berhubungan dengan sistem pengarsipan digitalisasi dokumen.
Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa sistem pengarsipan digital dengan Tracking Tools dan Docuflow pada BWS KC Solo dilakukan pada awal tahun 2024 dengan membentuk Task Force Team Digitalization atau TFT Digitalization untuk melakukan digitalisasi pada dokumen pembukaan rekening. Dalam sistem pengarsipan digital dengan Tracking Tools dan Docuflow terdapat empat komponen. Masih terdapat kendala dalam proses penerapan Tracking Tools dan Docuflow yaitu pengumpulan dokumen, waktu dan proses adaptasi, kurangnya sarana teknologi, dan kelengkapan data pada dokumen. Solusi untuk mengatasi kendala tersebut yaitu dengan melakukan kerja sama dengan Kantor Cabang Pembantu, mengajukan permintaan untuk pengadaan sarana teknologi, memberikan arahan terkait Tracking Tools dan Docuflow, serta meminta kelengkapan dokumen kepada cabang terkait.
