Pengadaan memiliki peran penting dalam kelangsungan berjalannya kegiatan perusahaan karena pengadaan merupakan sebuah proses untuk mendapatkan kebutuhan barang perusahaan agar tetap memastikan berjalannya kegiatan operasional perusahaan. PT Batik Danar Hadi merupakan sebuah perusahaan manufaktur sekaligus perusahaan retail yang bergerak dalam industri batik. Untuk memastikan agar kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan baik, maka perusahaan harus dapat mengelola pengadaan dengan baik agar kegiatan operasional perusahaan tetap berjalan dengan lancar. Sebagai upaya menjaga efisiensi dalam operasional, proyek, dan pelayanan perusahaan, PT Batik Danar Hadi mengimplementasikan sistem informasi pengadaan perbekalan kantor dengan didukung oleh sebuah Software yang bernama Microsoft Dynamics AX 2012 atau yang biasa disebut Microsoft Dynamics AX 2012 untuk membantu proses hingga menyediakan data dan informasi yang diperlukan pada kegiatan pengadaan barang logistik. Tujuan dari adanya pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem informasi pengadaan perbekalan kantor dan mengetahui apa saja kendala dalam sistem informasi pengadaan perbekalan kantor di PT Batik Danar Hadi Surakarta.
Jenis pengamatan yang digunakan
yaitu observasi berperan, yaitu dengan turut serta melakukan kegiatan pengadaan perbekalan kantor melalui
aplikasi Microsoft Dynamics AX 2012. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasi, dan
dokumentasi. Perbekalan kantor di PT Batik Danar Hadi didapatkan dengan pembelian secara langsung dari
supplier. Kegiatan pengadaan perbekalan kantor diawali dengan melakukan
negoisasi penawaran harga dari supplier terlebih dahulu setelah sepakat dengan harga
yang ditawarkan lalu masuk tahap pembelian
dengan pengajuan permintaan menggunakan Material Issue Document (MID),
pengajuan Purchase Requesition (PR), pengajuan Purchase Order
(PO), hingga menerima barang permintaan. Pada pelaksanaannya, pengadaan perbekalan kantor didukung dengan adanya aplikasi Microsoft
Dynamics AX 2012. Sistem informasi
manajemen tersebut terdiri dari beberapa komponen seperti perangkat keras,
perangkat lunak, personalia pengoperasian, data base, prosedur
pengoperasian. Hasil dari pengamatan yaitu tentang bagaimana proses kegiatan
pengadaan barang kebutuhan kantor melalui
aplikasi Microsoft Dynamics AX 2012. Beberapa kendala yang dihadapi pada pelaksanaan
pengamatan seperti pada saat proses pembuatan Purchase Requsition (PR), Purchase
Order (PO), Receipt. Untuk kendala yang dialami adalah terlalu banyak
melakukan klik menu pada aplikasi dan tampilan yang kurang user friendly
pada aplikasi sehingga menimbulkan ketidaknyamanan pada proses pengadaan perbekalan kantor dan
sering
terjadinya bug pada sistem serta user tidak dapat digunakan di
dua device secara bersamaan.
