Kantor Wilayah Kementerian
Hukum dan HAM Republik Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan instansi vertikal
Kementerian Hukum & HAM Republik Indonesia dalam wilayah provinsi yang
membidangi urusan hukum dan hak asasi manusia. Kantor Wilayah Kementerian Hukum
dan HAM Republik Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta memiliki salah satu tugas
dan fungsi pelayanan yang dilaksanakan oleh bidang Pembinaan, Bimbingan, dan Teknologi Informasi Divisi
Pemasyarakatan yakni pelayanan perizinan akademis. Perizinan akademis merupakan sebuah proses
permohonan, pengolahan, dan penerbitan izin yang dilakukan menggunakan platform
digital atau internet bagi pemohon yang membutuhkan perizinan. Dalam mewujudkan
pelayanan yang maksimal maka KANWIL KEMENKUMHAM mengoptimalkan SiPasta sebagai
sistem informasi pemasyarakatan terutama dalam pelayanan perizinan akademis di
lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia Daerah
Istimewa Yogyakarta. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui sistem
informasi manajemen pelayanan perizinan akademis di Kantor Wilayah Kementerian
Hukum dan HAM Republik Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta dan kendala apa
yang dialami selama proses pelayanan.
Jenis pengamatan yang
digunakan dalam pengamatan ini adalah observasi berperan, yakni dengan
menjelaskan peristiwa atau kegiatan dari data dan informasi yang didapatkan
selama kegiatan. Melalui observasi berperan tersebut, serta mengikuti dalam
setiap proses pelayanan perizinan akademis dari awal hingga akhir. Teknik
pengumpulan data yang digunakan yakni melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Kegiatan tersebut dimulai dari proses pengajuan perizinan melalui SiPasta, mengunggah
surat permohonan dan proposal kegiatan, verifikasi oleh admin, dan penyerahan
surat persetujuan kepada pemohon. Hasil dari pengamatan yang dilakukan adalah sistem
informasi manajemen pelayanan perizinan akademis di Kantor Wilayah Kementerian
Hukum dan HAM Republik Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta. Keberlangsungan
sistem pelayanan perizinan online ini didukung oleh beberapa komponen standar
operasional prosedur yang terdiri atas: 1) Persyaratan, 2) Sistem, mekanisme,
dan prosedur, 3) Jangka waktu pelayanan, 4) Biaya/tarif, 5) Produk pelayanan,
6) Penanganan pengaduan, saran, dan masukan. Selain itu ditemukan kendala pada
proses pelayanan perizinan akademis yakni banyak masyarakat yang tidak
mengetahui adanya sistem aplikasi tersebut, Website server yang sering down, dan pemohon yang tidak merevisi
kesalahan.
