Setiap
instansi tidak terlepas dari proses kegiatan administrasi, khususnya perihal
surat menyurat serta penyimpanan arsip dan dokumen. Setiap instansi dituntut untuk dapat cakap dan efisien dalam
mengelola arsip serta dokumen yang semakin hari semakin bertambah banyak
jumlahnya. Dalam
proses pelaksanaan kegiatan administrasi sehari-hari, Badan Narkotika Nasional Kabupaten
Bantul menggunakan suatu sistem informasi yang diberi nama SIDINAR (Sistem
Informasi Naskah Dinas dan Kearsipan). SIDINAR merupakan aplikasi internal yang
dimiliki oleh Badan Narkotika Nasional untuk mengelola seluruh dokumen dan
arsip resmi secara elektronik. Dalam proses kegiatan administrasi di lingkungan
BNN Kabupaten Bantul, SIDINAR berfungsi untuk menyederhanakan pembuatan,
pemrosesan, dan penyimpanan dokumen. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk
mengetahui sistem informasi kearsipan melalui aplikasi SIDINAR di Badan
Narkotika Nasional Kabupaten Bantul dan kendala apa yang dialami selama proses
penggunaan SIDINAR.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan
ini adalah observasi berperan serta yang melibatkan penulis dalam setiap proses
administrasi persuratan menggunakan aplikasi SIDINAR dari awal sampai akhir.
Teknik pengumpulan data yang digunakan yakni melalui wawancara, mengkaji
dokumen dan arsip, dokumentasi, serta observasi. Terdapat tiga hak akses dalam
proses penggunaan SIDINAR, diantaranya hak akses konseptor, hak akses
verifikator, dan hak akses penanda tangan.
Penggunaan aplikasi SIDINAR didukung oleh komponen sistem informasi
yaitu hardware, software, orang (pengguna), prosedur, database, dan
jaringan komputer. Selain itu, ditemukan beberapa kendala dalam proses
penggunaan aplikasi SIDINAR yakni adanya miskomunikasi dalam proses verifikasi dokumen, khususnya
surat keluar yang membuat para pegawai harus melakukan konfirmasi ulang kepada
pihak verifikator, terdapat gangguan jaringan berupa server error dan
down pada saat mengoperasikan SIDINAR terutama di jam-jam krusial
sehingga menghambat kinerja para pegawai, dan adanya maintenance pada
saat jam kerja instansi.
