Komunikasi yang efisien antara penyedia layanan internet (ISP) dan pelanggan menjadi tantangan penting dalam era digital, khususnya dalam penyampaian informasi tagihan dan konfirmasi pembayaran. Metode konvensional seperti email dinilai kurang efektif karena pelanggan tidak selalu memeriksa kotak masuk secara rutin. Akibatnya, terjadi keterlambatan pembayaran yang berdampak pada meningkatnya beban kerja admin dalam mengingatkan pelanggan secara manual.
Sistem dikembangkan menggunakan metode Waterfall dengan tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, hingga pengujian. Sistem ini mengintegrasikan WhatsApp gateway dengan platform Invoice Ninja sebagai inti dari proses automasi komunikasi. Dalam proses pengembangan, dilakukan identifikasi terhadap delapan kebutuhan fungsional utama, antara lain konfigurasi perangkat gateway WhatsApp, pengiriman notifikasi tagihan otomatis dari data Invoice Ninja, pengelolaan template pesan, pengiriman notifikasi gangguan jaringan, broadcast pesan ke grup pelanggan tertentu, respons otomatis melalui chatbot, pengelolaan tiket keluhan pelanggan, serta pencatatan status pengiriman pesan.
Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem dapat berjalan dengan baik, mempercepat penyampaian informasi tagihan, meningkatkan akurasi data, serta mengurangi beban kerja admin dalam melakukan komunikasi dengan pelanggan secara manual. Selain itu, integrasi chatbot dan sistem tiket pengaduan juga memberikan pengalaman interaktif yang lebih baik bagi pelanggan, sekaligus meningkatkan efisiensi dalam penanganan pertanyaan dan keluhan.
