Abstrak


Manajemen kearsipan pada perusahaan daerah air minum (PDAM) Surakarta (pada bagian hubungan langganan)


Oleh :
Nur Eka Rosiyanawati - D.1507052 - Fak. ISIP

ABSTRAK Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana manajemen kearsipan di bagian hubungan langganan pada perusahaan Air Minum (PDAM) Surakarta. Dalam melakukan pengamatan ini penulis memilih dilokasi Perusahaan Air Minum (PDAM) Surakarta berdasarkan pertimbangan dan penanganan permasalah tentang arsip tersebut dapat dengan menggunakan penggelalaan arsip yang terawat dan terpelihara dengan baik.Kearsipan adalah kegiatan yang berhubungan dengan masalah arsip,yang terdiri dari kegiatan penerimaan,pengumpulan,penempatan,pengaturan,penyusutan,dan penyimapan. Metode pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu peneliti yang bertujuan menggambarkan, memaparkan, menuturkan dan menganalisa data yang ada secara mendalam dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, waancara dan dokumentasi. Teknik analisa data yang digunakan deskriptif kualitatif. Data yang berasal dari pegawai dan dokumen yang ada disajikan dalam bentuk uraian. Data pengamatan diketahui bahwa pengurusan surat masuk dan surat keluar di PDAM Surakarta diselenggarakan dengan menggunakan prinsip satu pintu yaitu melalui bagian seksi umum. Surat masuk dan surat keluar dicatat pada buku agenda atau buku pembantu penyimpanan arsip menggunakan asas desentralisasi yaitu arsip-arsip dari masing-masing unit kerja disimpan di area sendiri yaitu berdasarkan tahun dan nomor urut. Peminjam arsip belum memakai lembar peminjam, peneliharaan meliputi pemeliharaan fisik dan lingkungan. Penyusutan arsip belum dilakukan serta pemusnahan arsip juga belum dilakukan fasilitas kearsipan yang tersedia di instansi tersebut meliputi alat penerimaan surat, alat penyimpanan arsip dimana sudah dapat memenuhi pelaksanaan pekerjaan. Setelah melakukan penyajian data dan menganalisisnya maka dapat diambil kesimpulan bahwa tata kearsipan di PDAM Surakarta sudah baik, tetapi masih terlihat belum adanya ruangan kearsipan dan petugas kearsipan sehingga tidak adanya kendala dan melakukan kegiatan ini. ABSTRACT The aim of the Final Project Report is to find out the archival matters management at customer relation part at Municipal Waterworks (PDAM) of Surakarta. In doing the observation, the writer chose Municipal Waterworks of Surakarta as the location of observation, based on the consideration and problems handling about the archives which can be done by using archives management that are cared better. An archival matter is an activity which deals with archives such as acceptance activity, gathering, location, arrangement, decrease, and depository. The method of observation of this final project report is qualitative descriptive method that is the research aims to describe, explain, and analyze the data deeply. Technique of collecting data is observation, interview, and documentation. Technique of data analysis uses qualitative descriptive method. The data from the employees and document is presented in an explanation. From the observation, it can be known that the management handling of incoming letter and outward letter of Municipal Waterworks of Surakarta is carried out by using the principle of one door that is through the public section part. The Incoming letter and outward letter are noted at agenda book, and the depository of archives use the decentralization principle that the archives from each unit work are kept in certain area based on the year and serial number. The archives lender has not used the lender sheet; conservancy covers the place hygiene, temperature and dampness, archives security. The archives decrease and archives destruction have not been done and archives facilities in this institution are appliance of letter acceptance, depository appliance of archives, where they have earned to fulfill the work implementation. After doing the data presentation and analyze them, hence it can be concluded that the arrangement of archival matters of Municipal Waterworks (PDAM) of Surakarta have been better, but there is no archival matters room and archival matters worker so that the constraint in doing this activity is not found.