Pelaksanaan tata kearsipan di bagian umum (sub bagian tata usaha) Sekretariat DPRD kota Surakarta

Oleh :
Ari Triasari - D1507081 - Fak. ISIP

ABSTRAK Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang kelancaran tugas dan fungsi suatu organisasi. Namun sampai saat ini masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan tata kearsipan di Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) Sekretariat DPRD Kota Surakarta. Pelaksanaan tata kearsipan merupakan usaha-usaha, kegiatan mengatur, mengurus dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan. Pengamatan ini mengambil lokasi di Sekretariat DPRD Kota Surakarta, jenis pengamatan ini adalah pengamatn deskriptif. Sumber data berasal dari sumber data primer dan sumber data sekunder. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik observasi, wawancara, study pustaka. Teknik analisis data dengan menggunakan teknik analisis deskriptif. Pelaksanaan tata kearsipan di Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) Sekretariat DPRD Kota Surakarta dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dalam kartu kendali telah dilaksanakan dengan tertib, karena setiap surat yang diterima baik surat masuk atau surat keluar akan dicatat dalam kartu kendali surat masuk atau kartu kendali surat keluar. Penyimpanan arsip menggunakan asas desentralisasi dan sistem nomor serta proses atau langkah-langkah penyimpanan arsip telah dilaksanakn secara teratur, hal ini terlihat dari arsip yang berada ditempat penyimpanan tersusun secara rapi dan teratur sehingga memudahkan pencarian arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan. Peminjaman arsip belum dilaksanakan secara tertib karena tidak ditentukan lama peminjaman dan tidak disertai dengan bukti peminjaman arsip. Pemeliharaan arsip telah dilaksanakan dengan melakukan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip, menjaga kebersihan ruang penyimpanan arsip dan pengaturan ruangan. Untuk penyusutan arsip dilakukan dengan cara memindahkannya, sedangkan pemusnahan arsip belum pernah diadakan karena terjadinya peristiwa terbakarnya Balaikota sehingga arsip-arsip banyak yang ikut terbakar. Fasilitas kearsipan yang ada telah dapat memenuhi pelaksanaan kerja. Dan untuk pegawai kearsipan di Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) Sekretariat DPRD Kota Surakarta belum sepenuhnya sempurna. ABSTRACT Archive be one of the important information source that can subsidize task smoothness and function a organization but till now problem that still less get attention. The objective of observation is to find out the implementation of archiving procedure in Public Division (Administration Sub Division) of Surakarta city’s DPRD’S (Local Assembly’s) Secretariat. The implementation of archiving is efforts, activity regulates, administer and managed archive things that begun from the reception, recording, storage, maintenance, shrinkage and eradication. This observation was taken place in Surakarta City’s DPRD’S Secretariat. It belong to a descriptive observation. The data sources derive from primary and secondary data sources. Techniques of collecting data used in this observation were observation, interview, and literary study. Tecchnique of analyzing data used was descriptive analysis one. The implementation of archiving procedure in Public Division (Administration Sub Division) of Surakarta City’s DPRD’S Secretariat starting from the in- and out-mail reception and recording in the control card had been done orderly, because every mail received, both in- and out-mail will be recorded in the in- and out-mail control cards. Archive storage is done using decentralization principle and numbered system as well as process or archive storage steps has been done regularly, it can be seen from the archive existing in the storage place arranged orderly and neatly so that it facilitates the archive searching in any time. The archive borrowing has not bee done orderly because the borrowing duration has not been defined aang there is no archive borrowing evidence accompanying it. The archive maintenance has been done by maintaining the archive storage place, keeping the archive room clean and room layout. For the archive shrinkage is done with transfer, while eradication has not been done because of the Balaikota fire event so that many archives were also burnt. The existing archiving facility has met the work implementation. And the archiving officers of Public Division (Administration Sub Division) of Surakarta City’s DPRD’S Secretariat have not been fully perfect.