Mekanisme pengarsipan di sub bagian pendidikan dan pelatihan pada bagian diklit RSUD dr. Moewardi Surakarta

Oleh :
Sri Handayani - D1507063 - Fak. ISIP

ABSTRAK Arsip merupakan sumber informasi ”pusat ingatan" dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil dan berdaya guna. Di RSUD Dr. Moewardi Surakarta dokumen-dokumen pokok karyawan adalah pondasi utama dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana mekanisme pengarsipan bagian diklit di RSUD Dr. Moewardi Surakarta Pedoman dalam penanganan arsip, yaitu kegiatan/ prosedur kearsipan, penataan ruang kearsipan, penggunaan fasilitas kearsipan dan penataan pegawai. Prosedur kearsipan meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif, yaitu mendiskripsikan, memaparkan, menganalisis sejumlah data yang ada di bagian Personalia di RSUD Dr. Moewardi Surakarta, yang didukung dengan data-data yang diperoleh dari observasi langsung dilapangan praktek kerja dengan mendokumentasikan data-data yang diambil. Analisis data dalam penelitian ini, yaitu data yang telah diperoleh selanjutnya diolah dan dianalisis dengan metode deskriptif, yaitu dilakukan dengan menyusun data-data yang telah dikumpulkan kemudian membuat klasifikasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsur-unsur satu dengan yang lain, sehingga dapat dianalisa dan diinterprestasikan. (Sutopo.2002). Tata Kearsipan pada Bagian Diklit dikelola oleh pegawai khusus, terutama pada dokumen-dokumen karyawan. Pencatatan dokumen masuk dan keluar menggunakan komputer dan buku register/agenda. Penyimpanan arsip menggunakan asas kombinasi, yaitu antara arsip penting dan berharga disimpan ditempat tersendiri, sedangkan arsip-arsip lainnya disimpan dimasing-masing unit kerja. Penataan dokumen berdasarkan pola klasifikasi angka. Peminjaman dokumen harus disertai dengan pengisian buku pinjaman. Pemeliharaan dilakukan pada pemeliharaan fisik dokumen dan ruangannya. Penyusutan dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu pemindahan dan pemusnahan, hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip dirak arsip. Fasilitas kearsipan yang ada meliputi alat penerimaan surat atau dokumen, alat penyimpanan arsip atau dokumen dan alat korespondensi. Tata ruang arsip dibagian tersebut telah diperhatikan dengan baik. Petugas yang menangani dokumen-dokumen sudah memenuhi syarat sebagai petugas kearsipan yang baik. ABSTRACT Archive is a”memory center” information and history sources needing to manage well in order to smoothen all successful and effective office activities and process work. In RSUD Dr. Moewardi Surakarta, the employee’s main documents are primery foundation in implementing the service activity. This final project aims to find out how the Archiving Mechanism in Education and Training Sub Devision of Training Education Division of RSUD Dr. Moewardi Surakarta The guidelines of archive management include archiving activity/procedure, room layout, facility usage, and personnel arrangement. The archiving procedure includes reception,recording, storage, usage, maintenance, shrinkage, and eradication. The study belongs to a descriptive qualitative research, that is, to describe, to explain, and to analyze a number of data existing in the personnel division of RSUD Dr. Moewardi Surakarta, supported by the data obtained from direct observation to the work practical field by documenting the data taken. The data analysis was done as follows: the data obtained was then processed and analyzed using descriptive method, that was done by ordering the datacollected and then making classification and established the standard as well as position of one element to another, so that they can be analyzed and interpreted. (Sutopo, 2002). Archiving procedure in personnel Devision is managed by special personnel particularly in the term of employee’s document. In and out document recording is done using computer and register/agenda book. The archive is stored in distinct place, while other archives are stored in esch work unit. Document ordering is done based on the numerical classification pattern. The document borrowing should be accompanied with the borrowing book completion. The maintenance is done in the term of document physical and it’s room maintenance. Shrinkage is done in two ways: tranfer and eradication, it can be done if the archive accumulation occurs in the archive rack. Archive facilities existing include the letter or document reception, archive or document storage and correspondence tools. Archive room layout in that division had been considered well. The personnel managing such document had qualified as the good archiving officer.