Prosedur surat – menyurat sekretariat daerah kabupaten Sragen

Oleh :
Intan Nur Rohmah - D1506026 - Fak. ISIP

Abstrak Penulis mengambil judul Prosedur Surat-menyurat Sekretariat Daerah Kabupaten Sragen. Dalam sebuah kantor terdiri dari pegawai, pekerjaan dan sarana. Untuk menyelesaikan pekerjaanya pegawai pasti melakukan komunikasi dengan orang lain baik secara lisan maupun tertulis dengan menggunakan sarana yang berada di kantor. Dan salah satu cara berkomunikasi adalah melalui surat. Dari pengamatan tersebut penulis mengambil perumusan masalah “Bagaimanakah prosedur surat-menyurat di Sekretariat Daerah Kabupaten Sragen”. Pengamatan yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui bagaimanakah prosedur surat-menyurat di Sekretariat Daerah Kabupaten Sragen Penulis mengamati prosedur surat-menyurat yang merupakan suatu bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan dimasa yang akan datang yang berkaitan dengan surat yang merupakan suatu bentuk penyampaian berita, ide-ide atau pendapat yang disampaikan secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain, dari penyampaian tersebut terjadilah hubungan timbal balik sehingga terjadilah kegiatan surat-menyurat. Pengamatan yang dilakukan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Sragen ini menggunakan jenis pengamatan deskriptif yaitu berusaha menggambarkan keadaan objek pengamatan pada saat sekarang.dengan sumber data melalui wawancara observasi berperan serta dan melalui buku-buku. Menggunakan purposive sample dengan memilih informan seorang agendaris yang dianggap mengerti dan mengetahui tentang masalah yang diamati secara mendalam di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Sragen. Pengelolaan surat masuk dimulai dari penerimaan surat, penyortiran yaitu menggolongkan surat dinas dan pribadi, pengeluaran surat dari sampul, penelitian kebenaran surat, pembacaan isi surat, pencatatan surat, penyampaian surat untuk mendapatkan tanggapan, setelah surat mendapat disposisi, surat disampaikan kepada yang berhak dan disimpan di masing-masing bagian. Pengelolaan surat keluar dimulai dari pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat, pengetikan konsep surat menggunakan bentuk surat resmi, penandatanganan surat, pencatatan pada Buku Agenda Surat Keluar pada setiap bagian dan Kartu Kendali Surat Keluar yang dipusatkan pada Bagian Umum, surat dikirim langsung oleh kurir atau melalui kantor pos. Arsip surat disimpan oleh setiap bagian. ABSTRACT The writer takes the title of The Correspondence Procedure of Regency Sragen's Local Secretariat. An office consists of personnel, employment and infrastructure. In order to settle the employment, the personnel should do the communication with other people, both orally and in written form using the infrastructures existing in the office, One way of communication is via rnall. From the observation, the writer takes the problem statement "How is the correspondence procedure in Regency Sragen's local Secretariat". The writer observes the correspondence procedure constituting a plan relating to the determination of course of action and prevails for the activities in the future relative to the mail constituting a form of news, ideas or opinion delivery that is conveyed in written form from a party to another, from which the reciprocal relationship occurs so that the correspondence activity occurs. The observation conducted in the General Division of Regency Sragen's Local Secretariat used a descriptive observation type that attempts to describe the current condition of observation object with the data source obtained through interview, observation, participation and books. The purposive sampling technique was used by selecting the infomiant of agendarist who is considered as knowledgeable and understanding about the problem observed in-depth in the General Division of Regency Sragen's Local Secretariat. The incoming mail management starts from the mail reception, sorting that is to categorize the mails into the office and private mails, taking out the mail from the envelope, researching the mail truth, reading the mail content, recording the mail, conveying the mail to be responded, after the disposition of mail, the mail is conveyed to the competent persons and is stored in each division. The exiting mail management starts from the preparation of mail draft, mail draft approval, typing the mail draft using the official form, mail signing, recording in the Exiting Mail Agenda Book in each division and the Control Card of Exiting Mail is focused on the General Division, the mail is sent directly by the courier or post office.