Penataan Arsip di Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

Oleh :
Fajar Nugroho - D1507036 - Fak. ISIP

ABSTRAK Fajar Nugroho , D1507036 , PENATAAN ARSIP DI DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA, Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 77 halaman. Arsip memegang peranan sangat penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor atau instansi, karena pengelolaan arsip dipakai untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pimindahan serta pemusnahannya. Oleh karenanya, arsip menjadi kebutuhan utama sebuah instansi karena menjadi bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan- kegiatan organisasi yang bersangkutan. Demikian juga arsip yang ada di Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta semakin hari semakin bertambah volumenya. Sehingga dibutuhkan penataan arsip secara baik dan benar, guna menghindari penumpukan arsip yang bisa menghambat kegiatan administrasi dan tugas kedinasan. Oleh sebab itu, melalui tugas akhir ini, penulis sengaja mengambil judul “PENATAAN ARSIP DI DINAS KOPRASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA”. Dengan menentukan rumusan masalah yaitu Bagaimana penataan arsip pada bagian di Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta? Melalui rumusan masalah ini diharapkan penulis dapat mengetahui bagaimana penataan arsip pada bagian Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sehingga dapat mempelajari lebih banyak tentang system kearsipan serta memberikan masukan-masukan dalam rangka perbaikan jika ditemukan hal-hal yang menjadi factor penghambat dan dapat mengatasi kendala-kendala yang terjadi dalam system pengarsipan. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis system kearsipan yang dilakukan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta adalah Asas penyimpanan arsip dengan menggunakan asas desentralisasi karena pengelolaan arsip dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing. Penataan arsip Di Dinas Koperasi Dan UMKM Kota Surakarta dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar. Langkah-langkah penyimpanan arsip telah dilaksanakn secara teratur, sehingga memudahkan pencarian arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan. Peminjaman arsip belum dilaksanakan secara tertib karena tidak ditentukan lama peminjaman dan tidak disertai dengan bukti peminjaman arsip. Pemeliharaan arsip telah dilaksanakan dengan melakukan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip, menjaga kebersihan ruang penyimpanan arsip dan pengaturan ruangan. Untuk penyusutan arsip dilakukan dengan cara memindahkannya, sedangkan pemusnahan arsip belum pernah diadakan. Fasilitas kearsipan yang ada telah dapat memenuhi pelaksanaan kerja. Dan untuk pegawai kearsipan Di Dinas Koperasi Dan UMKM Kota Surakarta belum sepenuhnya sempurna.