Manajemen Kearsipan Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten ( Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum )

Oleh :
Siti Mutiah - D1508120 - Fak. ISIP

Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan pada unit kerja. Arsip ini mengambil peranan penting sebagai sumber informasi. Akan tetapi manajemen kearsipan sering kali diabaikan. Hal ini akan menimbulkan berbagai masalah. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui manajemen kearsipan terutama arsip dinamis aktif pada Bagian Umum Setda Klaten. Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan observasi berperan aktif yaitu penulis dalam melakukan pengamatannya langsung berperan aktif atau ikut berpatisipasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan kearsipan yang ada di Setda Kabupaten Klaten. Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif yaitu penulis memberikan gambaran tentang manajemen arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, dokumen dan arsip. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan study pustaka. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif yang terdiri dari reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis dapat diketahui bahwa manajemen kearsipan (arsip dinamis aktif) pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pengawasan. Penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan sistem pelayanan satu pintu, sedangkan penyimpanan arsip di lakukan di unit masing-masing dan dikendalikan oleh bagian umum dengan menggunakan kartu kendali sistem ini disebut sistem campuran. Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pengamatan ini yaitu pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten sudah baik, tetapi pada penyimpanan dan pemeliharaan arsip kurang diperhatikan karena sempitnya ruangan arsip dan terbatasnya alat penyimpanan yang menyebabkan arsip tidak disimpan pada tempatnya. Selain itu pegawai yang mengurusi arsip dan mengetahui tentang manajemen kearsipan masih kurang. Untuk mengatasi masalah tersebut penulis menyarankan penambahan ruangan dan alat kearsipan. Perlu penambahan pegawai kearsipan dan juga seharusnya setiap pegawai yang menangani arsip mengikuti diklat tentang kearsipan sehingga lebih memahami manajemen kearsipan yang baik.