Prosedur Pengelolaan Arsip pada Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sukoharjo

Oleh :
Ricky Prastyo - D1508116 - Fak. ISIP

Arsip harus dikelola dengan prosedur yang tepat agar arsip dapat tersimpan dengan baik karena arsip mempunyai peranan penting sebagai sumber informasi. Akan tetapi pengelolaan arsip sering kali diabaikan. Hal ini akan menimbulkan berbagai masalah. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sukoharjo. Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan observasi berperan aktif yaitu penulis dalam melakukan pengamatannya langsung berperan aktif atau ikut berpatisipasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan kearsipan yang ada di Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sukoharjo. Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif yaitu penulis memberikan gambaran tentang prosedur pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sukoharjo. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, dokumen dan arsip. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif yang terdiri dari reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis dapat diketahui bahwa prosedur pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sukoharjo meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan dan penjagaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip. Penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan sistem pelayanan satu pintu, sedangkan penyimpanan arsip di lakukan di unit masing-masing dan dikendalikan oleh bagian Tata Usaha dan Kepegawaian dengan menggunakan kartu kendali sistem ini disebut sistem campuran. Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pengamatan ini yaitu pencatatan surat masuk dan surat keluar sudah berjalan dengan baik, tetapi pada penyimpanan dan pemeliharaan arsip kurang diperhatikan karena sempitnya ruangan arsip dan terbatasnya alat penyimpanan yang menyebabkan arsip tidak disimpan pada tempatnya. Untuk mengatasi masalah tersebut penulis menyarankan adanya ruangan khusus penyimpanan arsip dan alat kearsipan, dan juga seharusnya setiap pegawai yang menangani arsip mengikuti diklat tentang kearsipan sehingga lebih memahami pengelolaan arsip yang baik.