Pelaksanaan sistem kearsipan pada sub bagian administrasi di PDAM kota Surakarta

Oleh :
Arinta Galih Pawestri - D1508010 - Fak. ISIP

Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang dapat menunjang kelancaran tugas dan fungsi suatu organisasi. Namun sampai saat ini masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui pelaksaan sistem kearsipan pada kantor PDAM Surakarta serta untuk mengetahui hambatan-hambatan yang timbul dalam pelaksanaan sistem kearsipan. Dalam melakukan Pengamatan ini penulis mengambil lokasi di Sub Bagian Administrasi kantor PDAM Surakarta, Jenis pengamatannya adalah deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data berasal dari nara sumber dan dokumen/arsip-arip. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip. Proses analisis data meliputi reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan atau verifikasinya. Pelaksanaan sistem kearsipan pada Sub Bagian Administrasi di PDAM Surakarta dimulai dari Pengurusan surat masuk dan surat keluar, setiap surat yang dikelola baik surat masuk maupun surat keluar dicatat dalam agenda surat masuk/surat keluar dan dikontrol dengan kartu kendali. Penyimpanan arsip menggunakan azas desentralisasi dengan pengurusan surat satu pintu. Sistem penyimpananannya menggunakan sistem nomor dengan prosedur memasukkan berkas ke dalam ordner secara kronologis tanpa dipadukan dengan sekat (guide/folder), sehingga sedikit menyulitkan dalam penemuan kembali arsip. Peminjaman arsip belum dilaksanakan dengan baik, karena tidak ada prosedur khusus dalam peminjaman arsip dan lama peminjaman tidak ditentukan. Sehingga jika ada arsip yang hilang sulit untuk dilacak. Kegiatan pemeliharaan dilaksanakan dengan melakukan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip, menjaga kebersihan ruang penyimpanan dan pengaturan ruangan. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara memindahkan ke gudang arsip, sedangkan pemusnahan arsip belum pernah diadakan. Fasilitas kearsipan secara kualitas telah memadai untuk pelaksanaan sistem kearsipan, akan tetapi kuantitas beberapa perabotan perlu ditambahkan. Hambatan-hambatan seperti ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja bagian lain, kurangnya pelayanan terhadap pengguna arsip, dalam pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang maksimal, kegiatan penyimpanan arsip masih kurang teratur, belum ada pegawai yang bertugas menangani khusus bidang kearsipan.