Model Manajemen Persuratan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

Oleh :
Nofika Andristuti - D1508056 - Fak. ISIP

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang masih konvensional, akan tetapi komunikasi menggunakan surat masih banyak digunakan walaupun masih banyak sarana komunikasi lain yang lebih canggih dan modern. Surat merupakan sumber informasi dan juga sebagai bahan pembukti atau sumber data. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui Model Manajemen Persuratan Di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan diskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif, yaitu penulis dalam melakukan pengamatannya langsung berperan aktif atau ikut serta dalam kegiatan pengelolaan surat yang ada di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, dokumen dan lokasi penemuan kembali data. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, dokumentasi dan observasi. Berdasarkan hasil pengamatan di Bagian Umum dapat diperoleh data bahwa model manajemen suratnya menggunakan buku agenda dan kartu kendali yang dilengkapi dengan buku-buku verbal dan lembar disposisi. Pengelolaan surat masuk melalui beberapa tahap dimulai dari penerimaan surat, penyotiran surat, pencatatan surat, pendistribusian surat sampai dengan penyimpanan surat. Sedangkan pengelolaan surat keluar dimulai dengan kegiatan perintah pembuatan surat, pengetikan konsep surat, penandatanganan surat, penomoran dan pengecapan surat sampai pendistribusian surat. Dalam penyimpanan arsip atau surat di Bagian Umum menggunakan sistem nomor yang dijadikan acuan adalah nomor klasifikasi surat. Dengan prosedur memasukkan berkas ke dalam ordner yang diurutkan berdasarkan kronologisnya. Pengelolaan dengan model buku agenda dan model kartu kendali sudah terlaksana dengan baik. Akan tetapi pada penyimpanan masih dirasa sangat kurang diperhatikan, untuk menunjang klencaran dalam proses pengarsipan sebaiknya di tambah pegawai yang berkompeten di bidang kearsipan.