Pengelolaan Arsip di Bagian Sekretariat Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta

Oleh :
Desima Violita - D1508091 - Fak. ISIP

Arsip berperan penting dalam kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, karena arsip dapat memberikan sumbangan yang besar bagi organisasi apabila dikelola dengan baik dan benar. Di RS PKU Muhammadiyah Surakarta pada bagian Sekretariat ditemukan arsip aktif dan non aktif yang masih tercampur di tempat penyimpanan arsip. Permasalahan yang muncul tersebut akibat ketidaktepatan dalam pengelolaan arsip dan dapat menimbulkan permasalahan lain yang berkaitan dengan penelusuran informasi. Dalam kondisi seperti ini, maka rumusan masalah yang dapat diambil, yaitu “Bagaimana Pengelolaan Arsip Di Bagian Sekretariat Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta?”. Pengamatan ini mengambil lokasi di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta di bagian sekretariat. Jenis pengamatan menggunakan deskriptif kualitatif, yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan, dokumen, dan gambar. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data menggunakan reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan atau verifikasi. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di bagian sekretariat Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta, diperoleh kesimpulan bahwa pengelolaan arsip meliputi: Pertama, penerimaan dan pencatatan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan pengurusan surat satu pintu. Kedua, penyimpanan arsip dengan menggunakan azas sentralisasi dan sistem subyek. Ketiga, pemeliharaan arsip dilakukan dengan pemeliharaan fisik dan lingkungan arsip. Keempat, penyusutan dan pemusnahan arsip dilakukan setiap 1 tahun sekali. Secara keseluruhan, pengelolaan arsip tersebut sudah dilakukan sesuai prosedur yang ada, namun kurang maksimal. Arsip-arsip masih ada yang tercampur dalam satu tempat penyimpanan arsip, karena kurangnya tempat penyimpanan arsip. Perhatian terhadap arsip yang dipinjam juga kurang, sehingga menghambat dalam penemuan kembali arsip secara cepat. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka saran yang diberikan yaitu perlu penambahan tempat atau ruang penyimpanan arsip dan perlu adanya kartu pinjam arsip sehingga ada bukti tertulis siapa yang meminjam arsip tersebut.