Tata kearsipan Rumah Sakit Islam “Fatimah” Cilacap

Oleh :
Dita Reslianasari - D1508023 - Fak. ISIP

Arsip merupakan sumber informasi yang bernilai guna tinggi dalam suatu organisasi. Rumah Sakit Islam “FATIMAH” Cilacap khususnya bidang administrasi dan sdm tempat untuk mengolah arsip. Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui tata kearsipan di Rumah Sakit Islam “FATIMAH” Cilacap. Pengertian arsip menurut berbagai sumber beserta penjelasan-penjelasannya berkaitan dengan tata kearsipan. Tata kearsipan meliputi tahap penciptaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan. Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif, yaitu mendiskripsikan, memaparkan, menganalisis sejumlah data yang ada di Rumah Sakit Islam “FATIMAH” Cilacap, yang didukung dengan data-data yang diperoleh dari observasi langsung di lapangan praktek kerja dengan mendokumentasikan datadata yang diambil. Analisis data dalam pengamatan ini adalah data yang telah diperoleh, diolah dan dianalisis dengan metode deskriptif, yang dilakukan dengan menyusun data-data yang telah dikumpulkan kemudian membuat klasifikasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsur-unsur satu dengan yang lain, sehingga dapat dianalisa diinterprestasikan.(HB. Sutopo.1998). Tata Kearsipan di Rumah Sakit Islam “FATIMAH” Cilacap dikelola oleh arsiparis. Pencatatan dokumen atau surat masuk dan surat keluar menggunakan sistem satu pintu. Pengelolaan dan penyimpanan arsip menggunakan sistem kombinasi atau campuran dimana surat tersebut disimpan di bagian pusat ataupun didalam bidang-bidang yang ada di Rumah Sakit Islam “FATIMAH” Cilacap. Penataan dokumen berdasarkan pola klasifikasi subyek. Penyimpanan dokumen harus sesuai dengan subyek yang ada di setiap folder. Pemeliharaan dilakukan pada pemeliharaan fisik dokumen dan ruangan. Penyusutan dilakukan dengan (dua) cara yaitu : pemindahan dan pemusnahan, hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukkan arsip di rak arsip. Fasilitas kearsipan yang ada meliputi alat penerimaan surat dan dokumen, alat penyimpanan arsip atau dokumen dan alat korespondensi Sarana dan Prasarana di Rumah Sakit Islam “FATIMAH” Cilacap agar lebih diperhatikan dan ditingkatkan, sehingga akan berimbas pada kelancaran pelaksanaan tata kerasipan.