Tata Kearsipan Bidang Data Dan Pelaporan Di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Surakarta

Oleh :
Ganang Ari Rusadi - D1507101 - Fak. ISIP

Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimanakah tata kearsipan bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta? Adapun latar belakang masalah yang mendorong penulis untuk melakukan pengamatan ini adalah berdasarkan pertimbangan bahwa cukup menarik untuk diamati khususnya masalah tata kearsipan, karena berdasarkan kenyataan masih banyak instansi yang masih belum memahami tentang arti pentingnya arsip, sehingga tata kearsipan kurang dilaksanakan dengan maksimal, maka dipandang perlu untuk memberikan saran kerja tentang tata kearsipan yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif, yang menghasilkan data deskriptif dari objek yang diamati, pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara, observasi, studi pustaka dan dokumentasi. Metode pengamatan yang digunakan meliputi jenis pengamatan, lokasi pengamatan, sumber data, teknik pengumpulan data dan metode analisis data. Sumber data berasal dari pegawai Bappeda Kota Surakarta, dokumen-dokumen dan buku-buku kepustakaan. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik observasi partisipan. Metode analisis data menggunakan analisis interaktif yang meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. (HB, Sutopo, 1998: 34-36). Landasan teori dan pemikiran yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan tata kearsipan yang meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan, penyusutan, fasilitas dan pegawai kearsipan. Pengamatan dilakukan bulan Februari sampai dengan Maret 2010 di Bappeda Kota Surakarta. Arsip-arsip yang dikelola di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta antara lain Musyawarah Rencana Pembangunan Kelurahan dan Kecamatan (Musrenbangkel dan Musrenbangcam) dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan Kecamatan. Sistem penerimaan arsip yang digunakan yaitu sistem desentralisasi. Penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi asas penyimpanan arsip yaitu asas campuran, sistem penyimpanan arsip yaitu sistem tahun dan subjek dan prosedur penyimpanan arsip yang meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. Belum pernah dilakukan penyusutan arsip, karena belum adanya pegawai khusus arsip. Fasilitas arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi tata ruang kearsipan dan alat-alat kearsipan. Tata ruang kearsipannya belum maksimal, karena belum terdapat ruangan khusus arsip. Alat-alat kearsipannya sudah baik serta memenuhi syarat didalam tata kearsipan. Di Bappeda Kota Surakarta belum ada pegawai khusus arsip, karena belum ada pegawai yang didik sebagai arsiparis.