Manajemen Arsip Dinamis Di Pt Pln (Persero) Area Pelayanan Dan Jaringan (Apj) Surakarta

Oleh :
Mq. Bagus Setyawan - D1508049 - Fak. ISIP

Arsip merupakan suatu memori suatu perusahaan yang sangat penting dan turut menentukan kelancaran jalannya perusahaan. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan studi dokumen. Analisis data menggunakan model analisis interaktif yang terdiri dari reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil pengamatan yang di lakukan di PT PLN (persero) APJ Surakarta menunjukkan bahwa manajemen arsip dinamis, baik manajemen arsip dinamis aktif maupun manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yaitu mengacu pada surat dinas Nomor A1/1996, di ganti keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989 yang disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero). Manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif dilakukan melalui empat tahap, yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan. Tahap yang membedakan adalah pada tahap pemusnahan. Pada manajemen arsip dinamis aktif pemusnahan dilakukan dengan cara pemindahan menjadi arsip dinamis inaktif, sedangkan pada manajemen arsip dinamis inaktif pemusnahan dilakukan dengan cara penghancuran arsip. Kendala yang terkait dengan manajemen arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah belum adanya gedung yang khusus untukmenyimpan arsip dan belum adanya tenaga professional yang khusus arsip (arsiparis). Kedua kendala ini sangat berpengaruh terhadap manajemen kearsipan.Hal yang merupakan akibat dari kendala tersebut antara lain masih banyak arsipyang tertumpuk di pojok ruangan, dan karena kurangnya petugas, manajemenarsip tidak begitu lancar. Selain itu, dalam manajemen arsip PT PLN (Persero)APJ Surakarta masih menggunakan sistem manual dalam pencatatan surat, yaitu menggunakan buku agenda, belum menggunakan komputer dan kartu kendali.