Manajemen kearsipan bagian adminstrasi dan keuangan di bulog sub divre Surakarta

Oleh :
Muhammad Ihsan Panata - D1508050 - Fak. ISIP

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana manajemen kearsipan dokumen transaksi pada Kantor Badan Urusan Logistik (BULOG) Sub Divre Surakarta serta dapat mengetahui berbagai kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan kearsipan dokumen transaksi, agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pengelolaan kearsipan dokumen. Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan bagaimana tata kearsipan dokumen transaksi di Kantor Badan Urusan Logistik (BULOG) Sub Divre Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi ( Pengamatan ) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, dokumen dan arsip. Adapun kesimpulan dari tugas akhir ini yaitu penerimaan dan pencatatan dokumen transaksi sudah dapat terlaksana dengan baik. Akan tetapi, pada penyimpanan dan pemeliharaan dokumen tersebut dirasa masih kurang mendapat perhatian, karena belum adanya ruangan khusus untuk menyimpan dokumen serta perawatan dalam pemeliharaan dokumen masih tradisional dan sederhana. Untuk menghindari bertumpuknya dokumen, seharusnya di Kantor Badan Urusan Logistik (BULOG) Sub Divre Surakarta dilaksanakan penyusutan dan pemusnahan dokumen, tetapi kenyataannya hal tersebut belum pernah dilaksanakan sama sekali. Sehingga dalam pencarian kembali arsip agak sulit karena banyaknya dokumen yang bertumpuk. Dengan melihat keadaan tersebut, Kantor Bulog Sub Divre Surakarta supaya membuat ruangan khusus yang menangani tentang kearsipan, dan melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip, serta memilih atau menunjuk pegawai yang khusus menangani tentang kearsipan.