Pengelolaan Dokumen Akta Kelahiran pada Bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Oleh :
Indah Septiasri Purnama Sari - D1508100 - Fak. ISIP

Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada bagian dokumentasi dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta serta dapat mengetahui berbagai kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran, agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran. Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada Bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi ( Pengamatan ) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan, peristiwa atau aktivitas, dokumen dan arsip. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh pengamat di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, diperoleh bahwa pengelolaan dokumen Akta Kelahiran yaitu mulai dari dokumen masuk sampai dengan dokumen keluar. Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi merupakan dokumen yang diterima dari Bidang Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi untuk disimpan dan digunakan sebagaimana fungsinya. Sedangkan dokumen keluar adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bidang dokumentasi dan informasi karena pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib. Proses dokumen masuk sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi masih banyak hambatan yang ditemui dikarenakan dalam penulisan cover pada label berkas akta kelahiran masih belum seragam, banyak penulisan dilakukan dengan tulis tangan dan sebagian diketik menggunakan komputer, terdapat warna cover sampul pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah ditentukan, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian dokumen. terdapat beberapa dokumen yang tidak urut dalam penempatannya sehingga dalam pencarian dokumen tidak cepat ditemukan.