Prosedur pengurusan surat menyurat di bagian tata usaha PERUM BULOG sub divre III Surakarta

Oleh :
Iswati - D1508040 - Fak. ISIP

Pengurusan surat menyurat dalam suatu kantor adalah hal terpenting karena tanpa surat kegiatan organisasi tidak dapat berjalan atau terhenti aktivitasnya. Pengurusan surat menyurat berbeda dari satu instansi ke instansi yang lain. Untuk itu penulis mengambil judul “ Prosedur Pengurusan Surat Menyurat di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta”. Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur surat menyurat yang berhubungan dengan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar dan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dalam bidang surat menyurat. Dalam melakukan pengamatan penulis menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menuturkan, dan menganalisis data yang ada secara mendalam. Sumber data dalam pengamatan ini yaitu informan dan dokumen atau arsip untuk mendukung dalam penulisan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi langsung, wawancara atau interview, dokumentasi serta data kepustakaan. Kesimpulan dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah sebagai berikut prosedur pengurusan surat masuk yaitu surat masuk yang telah diterima oleh petugas/ agendaris kemudian disortir, dibuka, dan diteliti kebenarannya dari asal surat dan tujuannya, lalu diagendakan kedalam buku agenda. Setelah diagendakan, surat segera disampaikan kepada pimpinan/ Kepala Subbagian disertai baju surat/ lembar disposisi. Setelah surat didisposisi, surat dikembalikan kepada agendaris untuk ditindaklanjuti. Prosedur pengurusan surat keluar yaitu surat keluar harus dibuat dahulu konsep suratnya oleh masing-masing bagian, kemudian konsep surat tersebut diberi paraf oleh kepala bagian untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu, konsep surat diajukan kepada pimpinan untuk ditandatangani sebagai penanggung jawab atas surat tersebut. Setelah surat ditandatangani maka surat diberikan ke agendaris untuk dicatat pada buku agenda surat keluar untuk diberi nomor sesuai urutan keluarnya surat, distempel, lalu dimasukan ke amplop. Pada amplop dibubuhi alamat tujuan surat kemudian didistribusikan oleh caraka dengan mencatat pada buku ekspedisi. Tidak lupa agendaris juga menyimpan surat keluar sebagai dokumen.