Analisis penataan ruang kantor tata usaha dalam mencapai efisiensi kerja pegawai (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010)

Oleh :
Niken Nurnovitasari - K7407025 - Fak. KIP

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta yang dapat mendorong pencapaian efisiensi kerja pegawai dilihat dari asas penataan ruang kantor menurut The Liang Gie yaitu: (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat kerja. Pendekatan penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan bentuk deskriptif dan jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Strategi yang digunakan adalah strategi tunggal terpancang. Teknik sampling dengan teknik bola salju (snowball sampling). Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa serta dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan analisis dokumentasi. Untuk keabsahan data, menggunakan trianggulasi data atau trianggulasi sumber. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah analisis interaktif. Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan ruangnya. Hal ini ditunjukkan dengan penempatan almari arsip dan filling cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai, penempatan pegawai yang banyak berhubungan dengan mahasiswa di posisi yang jauh dari pintu dan jarak antar meja yang terlalu sempit sehingga mengganggu proses penyelesaian pekerjaan oleh pegawai. Beberapa kondisi tersebut menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga, sehingga efisiensi kerja tidak tercapai; (2) Jika ditinjau dari sudut pandang pegawai, penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap ruangan sudah ditata sesuai dengan aliran prosedur kerja masing-masing bagian. Namun, jika ditilik dari sudut pandang pengguna layanan posisi ruangan (loket) belum sesuai dengan asas rangkaian kerja, misalnya dalam proses legalisir. Gerakan yang dilakukan tidak selalu maju, melainkan banyak gerakan mundur dan menyilang. Apalagi urutan lokasi pelayanan tidak dari yang terdekat sampai terjauh melainkan lokasi pertama yang harus didatangi justru ruangan yang letaknya paling jauh. Hal ini mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga; (3) Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang, karena berdasarkan pengamatan peneliti masih ditemukan ruangan yang komposisi atau alokasi ruangnya belum seimbang. Dalam satu ruangan terdapat ruang yang masih lapang atau kosong, sedangkan di sisi lain ruangan terdapat penumpukan, baik penumpukan pegawai, peralatan maupun perlengkapan; (4) Penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas perubahan susunan tempat kerja secara maksimal. Walaupun sebenarnya masing-masing ruangan ditata dengan tipe terbuka yang memungkinkan perubahan susunan tempat kerja sesuai kebutuhan, ternyata susunannya tersebut sudah “dipatenkan” sehingga sulit untuk diubah jika dibutuhkan. Dipatenkan dalam hal ini merupakan aturan tidak tertulis antar pegawai (kesepakatan) untuk tidak mengubah susunan tempat duduk para pegawai.