Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

Oleh :
Shintia Widianingtyas - D1507123 - Fak. ISIP

Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Landasan teori yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 15) yaitu berbagai hal yang bersangkutan dengan administrasi kearsipan meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan. Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sumber data sekunder. Teknik pengumpulan datanya ada 4 (empat) macam yaitu wawancara, observasi, studi kepustakaan dan dokumentasi. Teknik analisis datanya yaitu analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif Dari hasil pengamatan ini dapat diketahui bahwa arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi surat dinas, kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan. Arsip-arsip yang berisi surat-surat dinas diolah dan disimpan oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sedangkan arsip-arsip yang berhubungan dengan kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan diolah dan disimpan oleh masing-masing sub bidang. Pelaksanaan administrasi kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan yang meliputi alat-alat kearsipan dan sudah mempunyai ruang khusus yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yaitu gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang terpisah dengan ruang kerja. Untuk penyusutan arsip belum pernah dilaksanakan dan untuk pegawai kearsipan juga belum ada yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja.