Pelaksanaan Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Tahun 2011

Oleh :
Sri Nur Hidayahnti - K7407138 - Fak. KIP

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui (1) Pelaksanaan perpindahan pengelolaan dari sistem lama ke sistem baru di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. (2) Untuk mengetahui pelaksanaan kearsipan berbasis teknologi informasi yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. (3) Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kearsipan berbasis teknologi informasi. (4) Untuk mengetahui upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang ditemui dalam pelaksanaan kearsipan berbasis teknologi informasi dalam rangka perbaikan sistem. (5) Untuk mengetahui upaya pengembangan dalam pelaksanaan kearsipan berbasis teknologi informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Penelitian ini menggunakan bentuk penelitian deskriptif kualitatif. Strategi penelitian yang digunakan adalah strategi tunggal terpancang. Sumber data adalah informan, tempat, peristiwa, arsip dan dokumen. Teknik sampling yang digunakan adalah teknik purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Validitas data yang digunakan adalah triangulasi data atau sumber dan triangulasi metodologi. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis interaktif. Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa (1) Perpindahan pengelolaan arsip dari sistem lama ke sistem baru di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilaksanakan mulai tahun 2010 dengan menggunakan aplikasi “SiMARDi-Offline”. (2) Pelaksanaan kearsipan berbasis Teknologi Informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan aplikasi “SiMARDi-Offline” dengan 3 fungsi password, yaitu: aktif, inaktif, arsiparis. (3) Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kearsipan berbasis teknologi informasi, adalah belum adanya arsiparis, kurangnya kesadaran para pegawai terhadap arsip, belum tersedianya tempat penyimpanan arsip yang representative, terus bertambahnya arsip inaktif, kurangnya kebijakan Pemerintah Kota Surakarta, ketergantungan terhadap aplikasi “SiMARDi-Offline”. (4) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala dalam pelaksanaan kearsipan berbasis teknologi informasi, adalah: recruitment arsiparis dan pembuatan tempat penyimpanan arsip yang representative, menempatkan pegawai PNS sesuai dengan keahliannya, mengevaluasi kinerja pegawai, mengadakan pelatihan mengenai aplikasi “SiMARDi-Offline”, kebijakan melakukan otomasi kearsipan dari Pemerintah Kota Surakarta, mengamankan data arsip dari aplikasi “SiMARDi-Offline”, tetap menyediakan pengelolaan arsip manual. (5) Upaya pengembangan yang dilakukan adalah menjadikan Surakarta sebagai Kota Tertib Arsip dengan aplikasi “SiMARDi-Offline”, mengembangkan aplikasi “SiMARDi- Offline”, meliputi: SiMARDi-Online, SiMARDi-Webbase, SiMARDi-MPD, SiMARDi-Edocs.