Model Optimisasi Pengadaan Kertas di Universitas Sebelas Maret Dengan Pendekatan Konsep Kontrak Pengadaan Bersama (Consolidated Procurement)

Oleh :
Kinanti Restiannisa - I0308102 - Fak. Teknik

Salah satu aktivitas utama Universitas Sebelas Maret (UNS) dalam menjalankan roda organisasi adalah melakukan pengadaan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Pengadaan yang rutin dilakukan adalah pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK). Hasil studi awal menunjukkan bahwa ATK berupa kertas mempunyai persentase pembelian tertinggi. Pengadaan ATK di UNS masih dilakukan secara terpisah-pisah pada masing-masing unit kerja. Kondisi ini tentunya menimbulkan biaya pengadaan yang besar untuk mengelola pengadaan ATK. Perbaikan yang dapat dilakukan untuk menekan biaya pengadaan adalah melalui Kontrak Pengadaan Bersama (consolidated procurement) ATK yang dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) UNS berdasarkan kebutuhan ATK pada masing-masing unit kerja. Penelitian ini mengambil sampel enam jenis kertas dalam satuan rim di sebelas unit kerja. Setiap unit kerja menghitung perencanaan kebutuhan kertas selama satu tahun kedepan. Perencanaan tersebut menghasilkan beberapa paket pekerjaan yang kemudian diserahkan kepada ULP untuk disatukan kedalam satu paket pengadaan bersama. Nilai total paket pengadaannya terbentuk dari akumulasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dari beberapa paket pekerjaan. Pemilihan pemenang lelang berdasarkan harga terendah untuk setiap item yang ditawarkan sehingga memungkinan adanya beberapa pemenang sebagai penyedia barang. Hasil keluaran penelitian ini adalah berupa model optimisasi linear programming biaya pengadaan kertas. Verifikasi model dalam menguji kebenaran formulasi model matematis menggunakan software Lingo 11.0. Perhitungan terhadap data pengadaan kertas di UNS untuk periode 2011 menunjukkan bahwa model optimisasi mampu menghemat sebesar 30,05% dibandingkan dengan sistem sebelumnya. Penghematan ini diperoleh dari jumlah barang yang dibeli dikali harga terendah sehingga terjadi keseragaman harga disetiap unit kerja. Kata kunci : Model optimisasi, Unit Layanan Pengadaan, ATK, kertas, consolidated procurement, Linear Programming.