Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Umum Setda Pemerintah Kota Surakarta

Oleh :
Astriana Wulandari - D1508012 - Fak. ISIP

Bagian Umum Setda Pemerintah Kota Surakarta merupakan salah satu bagian di Lingkungan Sekretariat Daerah yang salah satu tugasnya adalah untuk mengelola Surat menyurat yang ada di lingkungan Balaikota Surakarta. Untuk kelancaran penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan dilakukan komunikasi persuratan antar lembaga pemerintahan dengan lembaga pemerintahan lainnya, masyarakat maupun lembaga non pemerintah. Pada saat sekarang ini dengan meningkatnya intensitas dan kompleksitas materi komunikasi kedinasan yang dilakukan dibutuhkan prosedur pengelolaan pesuratan yang efektif dan efisien. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui dan mendeskripsikan lebih jelas tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian Umum Setda Pemerintah Kota Surakarta. Metode pengamatan yang digunakan bersifat deskriptif, yaitu menggambarkan sarana-sarana yang dipergunakan dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.. Untuk mengumpulkan data yang aktual menggunakan teknik observasi, wawancara, catat, dan pustaka. Sumber data yang digunakan adalah narasumber/informan, dokumen atau arsip, dan observasi/ pengamatan langsung. Dari hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Setda Pemerintah Kota Surakarta menggunakan azaz satu pintu, azaz satu pintu adalah kepengurusan surat mulai dari penerimaan, pengecapan dan penomoran berada di satu tempat. Yaitu pada subbagian Tata Usaha Pimpinan dan sandi Telekomunikasi. Pengelolaan suratmasuk maupun surat keluar masih menggunakan Kartu Kendali , lembar disposisi dan juga buku agenda. Untuk surat yang ditujukan untuk bagian lain namun diterima oleh Bagian Umum, menggunakan Lembar Pengantar untuk mengirimkannya. Sedangkan untuk pendistribusian surat, didistribusikan oleh karyawan pada bagian tersebut.