Analisis Manajemen Perbekalan Kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta Tahun 2011

Oleh :
Nur Aini Putri Utami - K7408017 - Fak. KIP

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui (1) implementasi manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011, (2) permasalahan-permasalahan dalam pelaksanaan manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011, dan (3) upaya untuk mengatasi permasalahan dalam pelaksanaan manajemen perbekalan kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta tahun 2011. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitian studi kasus. Data yang digunakan berupa data primer dan data sekunder. Sumber-sumber yang digunakan untuk memperoleh data penelitian ini antara lain informan, aktivitas, lokasi penelitian serta dokumen. Pengambilan sampel dilakukan dengan teknik Purposive Sampling yang dilanjutkan dengan teknik Snowball Sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dengan wawancara, observasi partisipatif, dan studi dokumentasi. Uji validitas data menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Sedangkan analisis data yang digunakan adalah teknik analisis interaktif dimana reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan saling berkaitan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa (1) Implementasi manajemen perbekalan kantor PMI Kota Surakarta tahun 2011 antara lain (a) Perencanaan dilaksanakan dengan perumusan program kerja yang dilaksanakan setiap tahun melalui Mukerkot. Penentuan kebutuhan dilaksanakan oleh tiap sie berdasarkan laporan jumlah dan kondisi barang yang diperoleh dari laporan penggunaan barang, inventarisasi, serta perhitungan persediaan.Tiap sie mendata kebutuhan perbekalan, melakukan survey, kemudian hasilnya digunakan sebagai bahan dalam pengajuan. (b) Penganggaran dilaksanakan berdasarkan pengajuan program kerja. Anggaran dikelompokkan menjadi anggaran pembelian rutin dan pembelian baru, anggaran operasional perbekalan, dan anggaran pemeliharaan.(c) Pengadaan dilakukan dengan pembelian, bantuan, dan pinjaman. (d) Penyimpanan dilakukan dalam gudang pusat, gudang pemakai dan gudang khusus. Penyimpanan barang tidak habis pakai dilakukan oleh pemakainya di ruang masing-masing. Sedangkan barang habis pakai disimpan terlebih dahulu di gudang Logistik sebelum didistribusikan. Penyimpanan terdiri dari aktivitas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang dari gudang. (e) Inventarisasi barang dilakukan dengan pencatatan barang-barang inventaris ke dalam Buku Inventaris Barang kemudian dilanjutkan dengan pemberian kode inventaris barang serta pencatatan barang habis pakai ke dalam Kartu Gudang atau Kasdek. (f) Distribusi barang habis pakai dilakukan oleh sie Logistik dan Inventaris berdasarkan permintaan barang. Distribusi barang tidak habis pakai dilakukan setelah pencatatan dan pemberian kode barang. (g) Penggunaan barang dilakukan dengan melakukan permintaan vii barang. Penggunaan barang dilakukan berdasarkan Prosedur Kerja Standar (PKS) dan petunjuk penggunaan, serta dilaksanakannya upaya pemeliharaan dalan penggunaan barang. Pemeliharaan terdiri dari Preventive Maintenance dan Brake Down Maintenance. (h) Penghapusan dilakukan dengan pemusnahan, penjualan, dan pemindahan. (i) Pengendalian dilakukan terhadap perbekalan itu sendiri, sumber daya manusia pengelola perbekalan, serta pelaksanaannya mencakup semua fungsi manajemen perbekalan yang dilaksanakan. Pengendalian terdiri dari perencanaan, penggunaan Prosedur Kerja Standar, penghitungan stok dan inventarisasi, kalibrasi dan training, penggunaan checklist pemeliharaan, serta laporan pada pimpinan. (2) Permasalahan dalam pelaksanaan manajemen perbekalan kantor PMI Kota Surakarta terdiri dari permasalahan sumber daya manusia dan pengelolaan gudang dan kantor. Permasalahan sumber daya manusia terdiri dari (a) Terbatasnya jumlah sumber daya manusia sie Logistik dan Inventaris. (b) Terlalu banyaknya fungsi manajemen perbekalan kantor yang dilaksanakan sie Logistik dan Inventaris. (c) Kurangnya sumber daya manusia sie Rumah Tangga karena Over Functions sie Rumah Tangga. (d) Adanya tugas lain Karyawan sie Logistik dan Inventaris serta sie Rumah Tangga. Sedangkan permasalahan pengelolaan gudang dan kantor terdiri dari (a) Sempitnya gudang dan letaknya satu ruang dengan kantor.(b) Pengeluaran barang tidak sesuai dengan metode yang telah ditetapkan.(c) Karyawan Logistik dan Inventaris tidak sempat menata kembali gudang setelah mengeluarkan barang.(d) Lamanya waktu yang diperlukan untuk menemukan data dan membuat laporan.(e) Kerusakan atap tidak segera ditangani. (3) Upaya untuk mengatasi permasalahan tersebut antara lain (a) Mengatasi terbatasnya jumlah sumber daya manusia sie Logistik dan Inventaris dengan memberdayakan siswa-siswi Prakerin dan karyawan Rumah Tangga. (b) Mengatasi terlalu banyaknya fungsi manajemen perbekalan yang dilaksanakan sie Logistik dan Inventaris dengan memberdayakan siswa Prakerin dan karyawan Rumah Tangga. (c) Mengatasi kurangnya sumber daya manusia sie Rumah Tangga karena Over Functions sie Rumah Tangga dengan meminta bantuan staf Logistik dan melaksanakan training mengenai penggunaan dan pemeliharaan alat. (d) Mengatasi adanya tugas lain Karyawan sie Logistik dan Inventaris serta sie Rumah Tangga dengan memberdayakan siswa Prakerin, karyawan Rumah Tangga, dan karyawan lainnya. (e) Mengatasi sempitnya gudang dan letaknya satu ruang dengan kantor dengan memanfaatkan ruang vertikal yang dimiliki semaksimal mungkin. (f) Mengatasi pengeluaran barang yang tidak sesuai dengan metode yang telah ditetapkan dengan memandu aktivitas sumber daya manusia yang diperbantukan dan sesegera mungkin melakukan cek ulang terhadap catatan dan persediaan barang. (g) Mengatasi ketidaksempatan karyawan sie Logistik dan Inventaris dalam menata kembali gudang setelah mengeluarkan barang, dengan memberdayakan siswa Prakerin. (h) Mengatasi lamanya waktu yang diperlukan untuk menemukan data dan membuat laporan dengan memanggil petugas untuk melakukan scanning virus. (i) Mengatasi kerusakan atap dengan meletakkan wadah penampungan air hujan dan sesegera mungkin membuang air bila penuh. Kata Kunci : analisis, perbekalan kantor, manajemen perbekalan