Prosedur pengelolaan surat pada sub bagian arsip dan ekspedisi di mahkamah konstitusi republik indonesia

Oleh :
Anggita Rusma Wardhani - D1510006 - Fak. ISIP

Biro Umum Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia merupakan salah satu bagian di Lingkungan Mahkamah Konstitusi yang salah satu tugasnya adalah untuk mengelola Surat menyurat yang ada di lingkungan Mahkamah Konstitusi. Untuk kelancaran penyelenggaraan tugas umum lembaga pemerintahan dilakukan komunikasi persuratan baik antar lembaga pemerintahan dengan lembaga pemerintah lainnya, masyarakat maupun dan lembaga non pemerintahan. Sekarang ini dengan meningkatnya intensitas dan kompleksitas materi komunikasi kedinasan yang dilakukan dibutuhkan prosedur pengelolaan persuratan yang efektif dan efisien. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui dan mendiskripsikan lebih jelas tentang prosedur pengelolaan surat pada sub bagian arsip dan ekspedisi di Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia. Metode pengamatan yang dilakukan adalah metode pengamatan deskriptif kualitatif, yaitu menggambarkan sarana-sarana yang dipergunakan dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Untuk mengumpulkan data yang aktual menggunakan teknik observasi, wawancara, dan kajian pustaka. Sumber data yang digunakan adalah narasumber/informan, dokumen atau arsip, dan observasi/ pengamatan langsung. Dari hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat pada sub bagian arsip dan ekspedisi di Mahkamah Konstitusi menggunakan sistem pintu atau azas satu pintu, azas satu pintu adalah kepengurusan surat mulai dari penerimaan, penomoran, dan pengecapan berada disatu tempat. Yaitu pada sub bagian arsip dan ekspedisi. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar menggunakan buku agenda dan lembar disposisi. Untuk surat yang ditujukan kepada Ketua dan Sekjen Mahkamah Konstitusi diterima oleh mailing room, kemudian diberikan kepada sub bagian arsip dan ekspedisi. Sedangkan pendistribusian surat, didistribusikan oleh office boy pada bagian tersebut. Berdasarkan hasil pengamatan penulis memberikan saran yang mungkin dapat meningkatkan pengurusan surat masuk dan keluar di lingkungan Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia pada Sub bagian Arsip dan Ekspedisi, yaitu perlu adanya pegawai khusus menangani surat masuk yang selalu berada ditempat. Dengan adanya petugas khusus, maka kebingungan pencarian surat saat pegawai yang bersangkutan sedang tidak di tempat bisa dihilangkan sehingga lebih efektif dan efisien.