Sistem Otomatisasi Kantor Di Kantor Pengawasan Dan Pelayanan Bea Dan Cukai Tipe Madya Pabean B Surakarta

Oleh :
Wahyu Murbaningrum - D1510089 - Fak. ISIP

Sistem otomatisasi kantor atau Office Automation (OA) merupakan aplikasi berbasis web yang dapat mengotomatiskan proses surat menyurat di Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean B Surakarta baik internal maupun eksternal guna meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam hal tata laksana organisasi khususnya yang terkait dengan surat dinas. Sistem otomatisasi kantor di Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean B Surakarta mendukung konsistensi kerja karena sistem kerja sudah jelas dan terstruktur secara sistematis. Tujuan pengamatan ini adalah untuk memperoleh penjelasan dan gambaran penuh tentang sistem informasi yang dijalankan oleh pihak instansi pemerintah dalam menangani proses administrasi, khususnya surat masuk dan surat keluar. Metode yang digunakan dalam pengamatan ini adalah deskripsi kualitatif. Deskripsi kualitatif adalah memaparkan pola-pola nilai yang dihadapi, yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan yang terkait dengan perilaku responden / informan yang diamati. Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean B Surakarta menjadikan sistem ini sebagai salah satu inovasi di bidang administrasi perkantoran, khususnya surat masuk dan surat keluar. Inovasi merupakan dampak dalam kemajuan teknologi informasi. Inovasi ini baik untuk diterapkan di dunia perkantoran. Keefektifan dan keefesienan yang timbul akibat adanya sistem otomatisasi kantor, seperti waktu dan tenaga, menjadi langkah awal yang baik dalam penataan dan pelaksanaan prosedur yang rapi dan teratur. Dari hasil pengamatan yang penulis lakukan, sistem otomatisasi kantor atau Office Automation dapat dikatakan sebagai sebuah sistem karena memiliki unsurunsur yang mewakili, yaitu: input, processing, dan output. Masukan (input) data adalah surat masuk atau surat keluar yang bukan berupa balasan dari surat masuk, misalnya: Surat Pengumuman, Surat Tugas, Surat Perintah, Surat Undangan, dan lain-lain. Pengolahan (processing) data adalah surat diolah atau diproses untuk disetujui oleh Kepala Kantor dan dilakukan pembalasan surat untuk surat masuk yang minta balasan atas surat tersebut kepada unit kerja yang dituju. Proses atau pengolahan data dibutuhkan teknologi informasi sebagai alat penyebaran informasi surat. Keluaran (output) data, yaitu surat keluar berupa surat hasil balasan dari surat masuk yang sudah melalui pemrosesan surat dari Kepala Kantor.