Abstrak
Kegiatan administratif dalam sistem pembelian bahan baku lokal pada divisi garment pt dan liris
Oleh :
Oky Tira Ayuda - F3510056 - Fak. Ekonomi dan Bisnis
PT Dan Liris merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak
dibidang tekstil. Bahan baku untuk proses produksi diperoleh perusahaan melalui
pebelian secara impor maupun lokal. Penelitian ini menjelaskan tentang kegiatan
administratif dalam sistem pembelian bahan baku lokal pada Divisi Garment.
Selain mampu memberi gambaran terhadap sistem yang diterapkan apakah
sudah sesuai dengan standar atau tidak, penelitian ini juga bertujuan untuk
memaparkan kendala-kendala yang dihadapi oleh karyawan pada Divisi Garment
dalam implementasi sistem.
Sistem yang diterapkan PT Dan Liris tergolong cukup baik dimana
terdapat pemisahan wewenang yang tegas untuk setiap kegiatan, namun terdapat
beberapa kelemahan dalam sistem yang diterapkan oleh perusahaan, yaitu tidak
tersedianya Kartu Gudang yang seharusnya ada dalam proses penerimaan barang,
terdapat pula kendala dalam kegiatan penunjangnya yaitu kegiatan administratif
dimana staff Bagian Pembelian merasa kesulitan membaca printout bon
penerimaan barang dari Bagian Gudang. Disamping itu tidak disediakanya
tembusan Purchase Order untuk Bagian Pembelian, sehingga meskipun Bagian
ini memiliki data pada Buku Pemantauan Harian, namun jika terdapat kesalahan
administrasi (hilangnya Purchase Order tembusan ketiga untuk Merchandise)
yang dilakukan oleh staff administrasi Bagian Pembelian, maka prosedur terhenti
dan tidak dapat dilanjutkan ke Bagian Pembukuan, sehingga prosedur tidak
berjalan secara efisien. Meskipun kegiatan pengadaan bahan baku dilakukan oleh
Divisi Garment, namun terdapat keterbatasan otoritas pada Divisi ini, dimana
masalah pembayaran transaksi ditangani oleh Bagian Kasir.
Dari berbagai kendala yang timbul, penulis mengusulkan beberepa solusi
alternatif yaitu mengganti printer pada Bagian Gudang dengan printer dot matrix
seri terbaru yang memiliki hasil cetak yang baik, stabil, awet, dan memiliki biaya
pemeliharaan yang rendah. Penulis juga mengusukan untuk menambah tembusan
purchase order sebagai arsip untuk Bagian Pembelian, pembentukan staff khusus
penerimaan pada Bagian Gudang yang tidak merubah struktur organisasi pada
sistem, serta mengkaji lebih mendalam mengenai usul tentang pengadaan Kartu
Gudang dan penyatuan otorisasi dalam sistem pembelian bahan baku pada Divisi
Garment.
Kata kunci : sistem pembelian lokal, kegiatan administratif, fungsi pembelian