Tata kearsipan pada bagian pemerintahan desa (pemdes) sekretariat daerah kabupaten Wonogiri

Oleh :
Niken Sulistianingrum - D1510054 - Fak. ISIP

Kearsipan berperan sangat penting dalam suatu organisasi pemerintahan maupun swasta. Peranan penting kearsipan yaitu sebagai pusat ingatan, tanpa menggunakan arsip seseorang tidak mampu mengingat semua catatan, dokumen serta semua surat-surat yang masuk maupun keluar secara lengkap, maka dari itu arsip harus ditata dengan baik dan terpogram. Arsip juga sebagai sumber informasi bagi instansi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan juga pengawasanTata kearsipan pada bagian Pemerintahan Desa (PEMDES) Sekretariat Daerah Kabupaten Wonogiri juga tidak lepas dari pengurusan surat masuk maupun surat keluar yang menggunakan kebijakan “satu pintu” yaitu semua pelayanan kegiatan baik surat masuk yang serta surat keluar melalui satu unit bagian saja yang menangani. Apabila kegiatan itu dilakukan secara sistematis dan baik maka akan memudahkan petugas dalam pekerjaannya. Tujuan Pengamatan ini dilakukan untuk mengetahui dan memperoleh gambaran yang jelas tentang kearsipan di bagian Pemerintahan Desa (PEMDES) Sekretariat Daerah Kabupaten Wonogiri. Jenis pengamatan yang dilakukan adalah diskriptif kualitatif. Sumber data yang diperoleh memalui informan, lokasi, dan dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dengan narasumber atau informan, observasi atau pengamatan dan menggunakan dokumen, buku atau arsip yang diperlakukan sesuai dengan masalah yang sedang diamati. Dari hasil pengamatan yang dapat disimpulkan bahwa kegiatan dalam tata kearsipan pada bagian peerintahan desa sekretariat daerah kabupaten Wonogiri, yaitu sebagai berikut: Penerimaan dan pencatatan surat, fasilitas Kearsipan, penyimpanan arsip, pemeliharan dan pengamanan arsip, penyusutan arsip, pemusnahan dokumen. Dalam melaksanakan pengurusan surat masuk dan surat keluar di bagian Pemerintahan Desa Setda Kabupaten Wonogiri menggunakan sistem satu pintu. Fasilitas Kearsipan sangat menunjang dalam kegiatan kearsipan Dalam kegiatan penyimpanan arsip menerapkan asas desentralisasi yaitu pengarsipan dilakukan pada masing-masing bagian karena banyaknya kegiatan kearsipan yang ditangani. Pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip melibatkan banyak orang yang nantinya akan menjamin kelangsungan selanjutnya organisasi tersebut sehingga semua petugas di bagian pemdes saling menjaga karena memiliki tanggung jawab atas arsip-arsip di bagian pemerintahan desa Setda kabupaten Wonogiri. Arsip memiliki nilai guna tertentu dan ada beberapa arsip yang memiliki nilai guna dalam kurun waktu tertentu. Arsip yang sudah disusutkan sebelumnya membuat berita acara terlebih dahulu kemudian arsip-arsip tersebut di musnahkan dengan menggunakan mesin pencacah kertas dan juga terkadang ada yang di bakar sampai tidak tersisa.