Pengelolaan dokumen spesifikasi bahan baku (sbb) pada bagian document control di PT. Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo

Oleh :
Lia Rahmawati - D1510044 - Fak. ISIP

Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen spesifikasi bahan baku pada bagian document control di PT. Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo. Pengamatan ini menggunakan jenis deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya. Teknik penentuan sampel menggunakan purposive sampling dalam teknik ini jumlah sampling tidak ditentukan, karena yang terpenting adalah kelengkapan dan kedalaman informasi yang biasa digali sesuai dengan data yang dibutuhkan dalam pengamatan. Sumber data yang diperoleh adalah dari narasumber (informan), dokumen/ arsip, peristiwa dan aktifitas, tempat dan lokasi. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah interview (wawancara), observasi langsung dan mencatat dokumen. Tehnik analisa data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah analisa interaktif yaitu melakukan dan mengamati proses administrasi pengelolaan dokumen. Berdasarkan hasil pengamatan pengelolaan dokumen SBB pada bagian Document Control di PT. Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo maka dapat diambil kesimpulan langkah-langkah pengelolaan dokumen meliputi (1) penanganan draft/ dokumen yaitu kegiatan menerima dan mengirim dokumen dari divisi ke divisi, (2) penomoran dokumen merupakan prosedur dalam memberi nomor pada dokumen, (3) review dokumen merupakan kegiatan memantau atau mengecek masa berlaku dokumen, sedangkan (4) penarikan dokumen tidak berlaku merupakan kegiatan menarik atau meminta dokumen yang tidak berlaku dari bagian untuk mengembalikan dokumen ke DC, (5) penyimpanan dokumen/ mengarsip adalah kegiatan menata dan menyimpan dokumen di tempat yang sudah di sediakan dan yang terakhir adalah (6) pemusnahan dokumen tidak berlaku yaitu kegiatan penghancuran dokumen di PT. Konimex yang sudah tidak berlaku dan tidak digunakan. Hambatan yang ditemui adalah saat memproses pengembalian dokumen yang terlalu lama dan kesulitan dalam penemuan kembali dokumen. Penulis menyarankan agar dalam pengembalian dokumen divisi yang meminjam lebih mentaati aturan waktu peminjaman dan dalam penemuan kembali dokumen sebaiknya petugas lebih teliti dalam menyimpan dokumen di ordner yang sesuai.