Prosedur pengadaan suku cadang mesin di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar (engine spare parts procurement procedures in PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar)

Oleh :
Ira Puspita Sari - D1510037 - Fak. ISIP

Pengadaan suku cadang mesin berperan penting dalam membantu kelancaran proses produksi dan mendukung keberlangsungan perusahaan. Pengadaan suku cadang mesin dilakukan di bagian logistik dan membutuhkan sebuah prosedur sebagai pedoman agar dapar berjalan dengan efektif dan efisien. Pengamatan ini bertujuan untuk menambah ilmu bagi penulis dan sebagi bahan pertimbangan bagi perusahaan. Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah deskriptif dengan menggambarkan secara rinci pelaksanaan pengadaan suku cadang. Penggambaran bedasarkan pada sumber – sumber data yang dinilai mempunyai kualitas / berperan penting dalam pelaksanaan pengadaan. Sumber data yang digunakan yaitu : informasi dari staf pengadaan, tempat (lokasi) pelaksanaan dan dokumen – dokumen yang digunakan. Usaha yang dilakukan untuk mendapatkan data – data tersebut dengan berbagai cara yaitu : mewawancara, observasi dan mengkaji dokumen tentang pengadaan. Selanjutnya, penulis melakukan analisis terhadap dokumen tersebut melalui tiga tahap yaitu pengumpulan data, penyajian data dalam bentuk kalimat yang mudah dipahami dan menarik kesimpulan. Berdasarkan hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan dilakukan dengan proses pengadaan dan proses penerimaan. Proses pengadaan berawal dari permintaan dari departemen, pencarian informasi, perbandingan dari beberapa supplier, pembuatan surat pesanan sampai dengan pengiriman surat pesanan melalui faximile. Proses penerimaan berawal dari informasi kedatangan barang, pemeriksaan dokumen pengiriman dengan surat pesanan dan fisik barang sampai dengan pendistribusian ke departemen yang membutuhkan dan pembuatan laporan pengadaan barang. Pengadaan suku cadang memperhatikan aspek utama yaitu efisiensi dan efektifitas. Pelaksanaan pengadaan suku cadang juga melalui beberapa hal sebagai bahan pertimbangan yaitu : kualitas, spesifikasi, harga, jumlah dan lokasi yang berhubungan dengan waktu dan biaya pengiriman. Pengadaan suku cadang perlu perhatian penting karena dapat mempengaruhi kelancaran proses produksi dan kelangsungan hidup perusahaan. Procurement of spare part machinery is important in helping to smooth production process and support the sustainability of the company. Procurement of machinery parts made at the logistics and the need of a procedure as a guideline that buffer working effectively and efficiently. This observation aims to increase knowledge for the writer and for the company as a material consideration. Types of observations used in this observation is descriptive by describing in detail the procurement of spare parts. Bedasarkan depiction on the source - the source of data assessed as having quality / instrumental in the implementation of the procurement. Source of data used, namely: information from procurement staff, place (location) and the execution of documents - the documents used. The work done to get the data - the data in various ways: interviewing, observation and review of the procurement documents. Furthermore, the authors conducted an analysis of these documents through the three stages of data collection, data presentation in the form of sentences that are easy to understand and draw conclusions. Based on the observations it can be concluded that the procurement procedure is done with the procurement process and the admissions process. Procurement process begins with a request from the department, information retrieval, comparison of some suppliers, making note of the order until the delivery of mail order via fax. Admissions process begins with the arrival of information items, document checks by mail order and the delivery of physical goods through distribution to departments that require reporting and procurement. Spares procurement notice major aspects of efficiency and effectiveness. The procurement of spare parts as well as through a few things into consideration: quality, specifications, price, number and location associated with the time and cost of delivery. Procurement of spare parts need to be an important concern because it can affect the smooth running of the production process and the viability of the company