ABSTRAK
Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui langkah proses dan tahapan PT Agility International dalam melakukan pengelolaan administrasi dokumen ekspor melalui laut atau sea freight serta mengidentifikasi permasalahan, kendala yang dihadapi serta penanganan yang diperlukan demi terlaksananya kegiatan tersebut.
Berdasarkan hasil penelitian disimpulkan bahwa prosedur pengelolaan administrasi dokumen sea freight dimulai dari : dokumen ekspor dari eksportir masuk ke Agility International, setelah dokumen yang berkenaan diterima lalu Agility International melakukan pengelolaan administrasi dokumen berdasarkan ISO, langkah yang pertama yaitu dalam pengelolaan dokumen masuk Agility melakukan pengecekan kelengkapan dokumen, setelah dirasa cukup Agility melakukan pengklasifikasian dokumen dengan dilihat dari jenis jobnya, lalu Agility melakukan penyimpanan dokumen dengan menghasilkan dua file yaitu hardfile dan softfile, Soft file yaitu setelah data di scan lalu data tersebut dimasukkan ke dalam DMS, sedangkan hardfile berupa kumpulan dokumen yang berkaitan yang dijadikan satu dalam sebuah map, saat dokumen keluar Agility membuat DRN. Namun dalam prakteknya proses pengelolaan administrasi dokumen ekspor sea freight pada perusahaan jasa pengiriman barang memiliki kendala baik dari ekstern seperti proses penerapan ISO pada perusahaan maupun dari intern yaitu masalah tenaga dan waktu. Masalah ini yang bisa menghambat bagi keefisiensi pengelolaan administrasi pada perusahaan tersebut.
Saran dari penulis yang dapat diberikan kepada Agility International adalah memaksimalkan tenaga yang ada dan meningkatkan manajemen waktu bagi para staff. Serta menambah pengetahuan lebih banyak tentang aturan yang sudah ditetapkan oleh ISO.
Kata kunci : ekspor, sea freight, administrasi
ABSTRACT
This final project aimed to find out the procedure the PT Agility International takes in conducting the administrative management of sea freight export document and to identify the problems, the constraints encountered and the management needed to implement such the activity.
Considering the result of research, it could be concluded that the procedure of administrative management for sea freight document started from : the exporter’s export document had been received, Agility International conducted administrative management of document based on ISO, the first step of document management in Agility was to check the document completeness, later the complete document was classified by seeing its job type, then Agility stored document by providing two files : hard file and soft file. Soft file was the data scanned put into DMS, while hard file is a set of related documents brought together into map, when the document was released, Agillity developed DRN. However, in practice, the administrative management process of sea freight export document in shipping company had some obstacles either external (e.g. the process of applying ISO to company) or internal (e.g. labor and time problems). This problem could inhibit the efficiency of administrative management in such the company.
The writer recommended Agility International to maximize the energy existing and to improve the time management for the staffs. This company was also recommended to increase its knowledge about the rules stipulated by ISO.
Keywords : export, sea freight, administration.
