Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini
mempunyai kapasitas arsip yang cukup tinggi sehingga sistem penyimpanan arsip
dalam perusahaan ini harus benar-benar dilakukan secara teliti dan hati-hati agar
pada saat arsip dibutuhkan, arsip dapat lebih cepat ditemukan. Oleh karena itu,
perusahaan ini menerapkan sistem penyimpanan arsip secara terkomputerisasi
atau otomasi kearsipan. Aplikasi yang digunakan dalam penyimpanan arsip secara
elektronik ini yaitu dengan menerapkan Sistem Arsip Elektronik (SAE).
Penerapan aplikasi ini bermanfaat untuk membantu para pegawai perusahaan
dalam pengarsipan dokumen perusahaan, lebih menghemat waktu, tenaga dan
biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Dalam penulisan tugas akhir ini
mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik
di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu
deskriptif kualitatif. Sumber data yang digunakan oleh penulis yaitu narasumber,
dokumen, dan peristiwa atau aktivitas. Teknik pengumpulan datanya yaitu dengan
melakukan observasi berperan aktif, wawancara, dan kajian dokumen. Analisis
data yang digunakan yaitu model analisi interaktif yang berupa reduksi data,
sajian data, dan penarikan kesimpulan.
Hasil pengamatan menunjukkan bahwa penyimpanan arsip di PT Asuransi
Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan metode scanning
dokumen ke dalam komputer melalui aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE).
Dalam hal ini pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan di masing-masing
seksi dan selanjutnya pegawai seksi akan menyimpan arsip dalam aplikasi Sistem
Arsip Elektronik (SAE). Arsip yang disimpan dalam Sistem Arsip Elektronik
(SAE) ini yaitu berupa dokumen yang berhubungan dengan polis asuransi, klaim
asuransi, dokumen pemeliharaan, serta dokumen transaksi keuangan. Komponen
sistem penyimpanan arsip elektronik yang meliputi memindahkan dokumen
dengan cara scan dokumen, menyimpan dokumen dengan asas gabungan antara
sentralisasi dan desentralisasi, mengindeks dokumen dengan kata kunci dan
sistem indeks yang diterapkan pada masing-masing seksi, dan mengontrol akses
dengan cara menjaga keamanan dokumen. Arsip yang disimpan dalam aplikasi
Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor
Cabang Surakarta ini berupa arsip dinamis dan arsip statis.
Kata kunci : Sistem Arsip Elektronik, penyimpanan arsip elektronik.
