ABSTRAK
Kegiatan kearsipan telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi, dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas – tugas kearsipan. Kegiatan kearsipan di Rumah Sakut Jiwa Daerah dr. Arif Zainudin Surakarta sudah memanfaatkan teknologi komputer atau otomasi kearsipan yakni penggunaan sebuah aplikasi yang dirancang khusus untuk kegiatan ini yaitu SiMARDi Offline versi 5.5. Namun dalam penggunaannya di Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Arif Zainudin Surakarta hanya untuk surat masuk saja.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan mengenai kegiatan otomasi kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Arif Zainudin Surakarta
Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu deskriptis kualitatif. Sumber data yang diperoleh yaitu dari wawancara, observasi berperan aktif, dan kajian dokumen.
Hasil pengamatan menunjukkan bahwa kegiatan otomasi kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta dilakukan hanya pada pencatatan arsip surat masuk saja, sedangkan pencatatan arsip surat keluar masih dilakukan secara manual. Selain itu, aplikasi SiMARDi offline versi 5.5 ini digunakan juga untuk pencetakan lembar disposisi dan penemuan kembali arsip. Penggunaan aplikasi SiMARDi offline versi 5.5 di Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta dalam pencatatan surat masuk adalah Pengentrian Data Surat Masuk dengan cara mengisi form entri data surat masuk sesuai dengan surat masuk yang ada, penyimpanan data yang dilakukan dengan menekan tombol simpan pada form entri data surat masuk, pencetakan lembar disposisi yang bisa dilakukan setelah dilakukan perekaman data dan dapat dilakukan pencetakan disposisi ulang, untuk penemuan kembali arsip. Penyimpanan surat masuk dalam entuk fisik lembaran kertas dan pendistribusian surat masih dilakukan secara manual.Dalam pengamatan yang dilakukan penulis di Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Arif Zainudin Surakarta, hambatan yang sering ditemui adalah cetak disposisi langsung tidak berjalan dengan baik dikarenakan aplikasi tidak merespon/menanggapi dan terjadi pencatatan surat masuk ganda. Dapat ditarik kesimpulan dari pengamatan yang dilakukan penulis yaitu kegiatan otomasi kearsipan menggunakan Aplikasi SiMARDi offline versi 5.5 ini belum maksimal sehingga kurang efektif dalam penggunaannya, karena hanya dilakukan pada surat masuk saja, sedangkan pencatatan arsip surat keluar masih dilakukan pencatatan secara manual.
Kata Kunci : Otomasi, Kearsipan
