Pengarsipan surat merupakan salah satu hal yang penting untuk sebuah instansi. Salah satunya di sebuah universitas, yang tidak pernah terlepas dari surat menyurat. Tentu instansi pendidikan harus mempunyai manajemen surat yang baik dan tepat. Agar alur surat keluar dan masuk dapat dimengerti dengan jelas. Yang tidak kalah pentingnya di sebuah universitas adalah tentang dana mahasiswa. Seringkali mahasiswa kebingungan tentang dana untuk mahasiswa.
Walaupun harus memanajemen surat menyurat dengan baik, nyatanya belum semua instansi dapat berlaku bijak dalam memanajemen surat. Seperti merekap data surat secara manual. Dalam perekapan manual, tingkat kesalahan akan jauh lebih besar. Permasalahan selanjutnya adalah penyaluran dana mahasiswa yang tidak tersistem sehingga kebanyakan mahasiswa tidak mengetahui adanya subsidi dana untuk mengikuti perlombaan.
Namun, seiring berkembangnya teknologi sedikit demi sedikit permasalahan tersebut berkurang. Sudah banyak instansi yang menggunakan teknologi untuk memudahkan dan mempercepat urusan mereka dengan penggunaan sebuah website. Instansi maupun mahasiswa dapat juga bertransaksi melalui sistem atau website tanpa harus bertatap muka. Untuk manajemen surat biasanya menggunakan sistem surat menyurat, sedangkan penyaluran dana lomba dapat menggunakan sistem dana.
Berdasarkan teknologi yang ada, manajemen surat dan penyaluran dana dapat dilakukan secara online. Dengan begitu mahasiswa dapat lebih leluasa mengembangkan kemampuan mereka dengan mengikuti lomba tanpa memikirkan biaya. Dengan adanya suatu sistem yang dapat membantu pihak instansi dan mahasiswa dalam memanajemen surat dan menyalurkan dana lomba dengam mudah dan cepat melalui website secara online.
Kata kunci : surat, dana, online, website
