Abstrak


Pengelolaan Arsip Dinamis Tagihan Pembayaran Operasi di PT PLN (Persero) UP3 Surakarta


Oleh :
Indri Ani Tri Marta - D1517040 - Sekolah Vokasi

Pengelolaan arsip dapat dikatakan sebagai kegiatan untuk mengelola dokumen pada suatu organisasi yang bertujuan untuk menjaga informasi arsip agar tidak rusak atau hilang, agar nantinya dapat dengan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.Arsip tagihan pembayaran operasi digunakan sebagai bahan pembuktian baik internal maupun eksternal sehingga perlu adanya pengelolaan arsip untuk memelihara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya. Tujuan pengamatan ini untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis tagihan pembayaran operasi di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta. 
Pengamatan ini menggunakan metode deskriptif kualitatif,yaitu metode dengan cara mendeskripsikan secara rinci mengenai kondisi yang sebenarnya terjadi. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan narasumber yaitu pegawai PLN, observasi berperan aktif dan dokumentasi untuk mengumpulkan data dan informasi guna mendukung pengamatan tentang permasalahan yang diamati penulis.
Berdasarkan hasil pengamatan, tahapan pengelolaan arsip tagihan pembayaran operasi di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta yaitu: Penciptaan arsip, dilakukan dengan penerimaan, pencatatan, distribusi dan pengolahan, serta pengiriman dokumen. Penggunaan arsip tagihan pembayaran operasi sesuai nilai guna arsip yaitu keuangan dan sebagai bahan bukti. Pemeliharaan arsip dengan cara penyimpanan dan perawatan fisik dokumen tagihan. Penyusutan dan pemusnahan dilakukan terhadap arsip yang sudah tidak bernilai guna.
Kesimpulan dari hasil pengamatan, pada tahapan penciptaan arsip diterima dengan satu pintu, dicatat dengan program Excel, AMS, dan buku manual, distribusi dan pengolahan oleh user dan staff keuangan. Pengiriman dokumen dengan sistem internal. Penggunaan dokumen untuk laporan keuangan dan bahan pembuktian untuk audit baik internal maupun eksternal. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan penyimpanan dan perawatan arsip dokumen tagihan pembayaran operasi pada tempat penyimpanan arsip. Penyusutan dilakukan terhadap arsip yang yang sudah tidak bernilai guna atau sudah habis masa penyimpanannya, namun pada PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta belum pernah melaksanakan pemusnahan arsip, hal ini menyebabkan arsip yang seharusnya sudah dimusnahkan masih menumpuk di gudang arsip

Kata kunci : Arsip, Pengelolaan arsip dimanis, Tagihan Pembayaran Operasi